Bất cứ ai từng làm việc trong một văn phòng đều đã, đang và sẽ trải qua cảm giác bực bội, thất vọng khi gặp các vấn đề về máy in, lỗi máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác. Và bất cứ ai đã xem bộ phim “Office Space” đều có thể nhớ được sự kịch tính của nó về sự thất vọng của máy in. Nếu bạn chưa xem nó, bộ phim mô tả các vấn đề máy photocopy điển hình để gây cười. Nhưng bất cứ ai gặp phải một máy Photocopy bị lỗi khi họ cần nó hầu hết đều biết rằng không có nhiều sự hài hước trong thực tế. Máy photocopy văn phòng có một sở trường đáng kinh ngạc khi “biểu tình” trong một số lúc cấp bách.

Dưới đây là một số lỗi máy photocopy phổ biến nhất và theo tôi tốt hơn hết sau đó là một số mẹo để giải quyết.

Xem thêm: Hướng dẫn xem lỗi trên máy photocopy Konica

6 VẤN ĐỀ PHOTOCOPY VÀ ĐIỀU BẠN CẦN LÀM NGAY

1. KẸT GIẤY

Dắt-giấy-Kẹt-giấy
Suốt ngày kẹt giấy thì phải làm sao?

Kẹt giấy là lỗi máy in phổ biến nhất gặp phải. Có nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra tình trạng này. Có thể từ kích thước giấy sai cho đến việc nạp giấy không đúng cách. Những vấn đề này khiến máy photocopy kéo giấy không chính xác, dẫn đến kẹt giấy. Sự chậm trễ khi in tài liệu, hợp đồng có thể khiến một nhân viên xuất hiện muộn trong các cuộc họp hoặc bỏ lỡ các khoảng thời cấp bách, nhạy cảm. Muốn khắc phục các sự cố này bạn có thể tự loại bỏ thủ công giấy bị kẹt và tải lại kích thước giấy phù hợp hoặc sửa căn chỉnh giấy. Ngoài ra còn có vấn đề bụi giấy. Mặc dù nghe có vẻ giống như một câu chuyện cổ tích, nhưng bụi giấy là có thật và có xu hướng làm tắc nghẽn máy móc và gây ra kẹt giấy. Cách tốt nhất để tránh bụi giấy là định kỳ lau sạch con lăn cuốn giấy và hút bụi bẩn tích tụ bên trong máy photocopy.

2. VÂN, RÃNH KẺ TRÊN MẶT BẢN IN, PHOTO

Bản-ghi-bị-vân-mờ
Bản ghi bị vân mờ, rất khó chịu

Khi bạn sao chép một mảnh giấy có chứa văn bản hoặc hình ảnh đơn giản và bản sao sau khi in ra có các vệt, đường hoặc biến dạng khác,…Chiếc máy photocopy của bạn đang gặp vấn đề. Có nhiều lý do dẫn đến vấn đề này có thể xảy ra, vì vậy việc tìm giải pháp có thể cần đến photocopy Troubleshooting.

Một số nguyên nhân chủ yếu gây ra sự cố này cho máy photocopy bao gồm:

  • Các chất lạ, vật thể lạ trên kính máy quét hoặc mặt gương.
  • Do trống(Drum) hoặc trục trặc đơn vị nhà phát triển (chỉ áp dụng cho các hệ thống máy photocopy đa chức năng).
  • Trục trặc của lưỡi trống (thanh gạt), dẫn đến các dòng lớn theo chiều dọc xuống trang.
  • Fusers trong máy có thể bị hỏng.

Vấn đề đầu tiên được giải quyết thông qua việc loại bỏ các chất, bụi lạ và làm sạch kính máy quét và mặt gương. Xem hướng dẫn sử dụng thiết bị của bạn để biết hướng dẫn vệ sinh đúng cách. Các vấn đề còn lại có thể được khắc phục bằng cách thay thế linh kiện đang hỏng gây ra sự cố. Nếu bạn không thể tự khắc phục tình trạng, tốt hơn hết những vấn đề này cần được giải quyết bằng cách liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ cho bạn.

3. LỖI CARTRIDGE HOẶC TONER

Cartridge-gặp-vấn-đề
Cartridge gặp vấn đề

Cartridge (hộp mực) sắp hết, đã hết hoặc hỏng có thể gây ra sự cố trong máy sao chép của bạn. Nếu Toner (mực) hoặc hộp mực thấp hay đã cạn sạch, đã đến lúc bạn cần thay thế để khắc phục sự cố. Nếu hộp mực bị trục trặc, có thể do một trong hai điều sau:

  • Lỗi nhà sản xuất máy photocopy: mang một trong các bản sao kém chất lượng và hộp mực đến nơi mua và yêu cầu thay thế.
  • Các vấn đề Không tương thích hộp mực – hầu hết các máy sao chép yêu cầu mực cụ thể; nếu bạn thử và sử dụng hộp mực không tương thích, chất lượng in của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

4. BẢN GHI XUẤT HIỆN NẾP NHĂN, NHÀU.

Bản-ghi-bị-nhăn-nhó
Bản ghi bị nhăn nhó, hậu quả của việc…

Sẽ thật thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng với người đọc tài liệu khi trang giấy in ra từ máy bị nhàu hay gặp 1 vết nhăn bé tí. Nghe có vẻ như là một vấn đề nhỏ, nhưng sẽ như thế nào nếu nhân viên xuất hiện trong các cuộc họp với các văn bản, báo cáo nhăn nheo, hoặc gửi báo cáo trông giống như chúng được vừa được đào ra từ đáy ba lô của học sinh? Các trang bị nhăn thường là kết quả của các con lăn kéo – xuất giấy bị mòn gây ra dính hoặc kẹt. Không chỉ có thế, các khay giấy bị mòn, cụm sấy bị ẩm hoặc gặp trục trặc cũng có thể dẫn đến các trang in ra bị nhăn.

Nếu giấy bạn định nạp vào máy bị hư hại đáng kể vì bất kỳ lý do nào, tuyệt đối không sử dụng nó!

Đối với các vấn đề với khay giấy, bạn có thể mua một khay mới để thay thế. Tuy nhiên, nếu muốn sửa chữa, lắp ráp cụm sấy và con lăn nạp giấy cần có sự hỗ trợ của kỹ thuật viên.

5. BẢN SAO ĐẬM HOẶC MỜ NHẠT HƠN SO

Bản-ghi-quá-sáng-hoặc-quá-tối
Quá đậm hay quá mờ đều ảnh hưởng không tốt đến công việc

Đa số các vấn đề với độ sáng và tối trên các bản ghi, tài liệu là do việc cài đặt chế độ, các thuộc tính chưa hợp lý trên máy photocopy. Có thể ai đó đã vô tình thay đổi cài đặt trước đó, làm cho hình ảnh tiếp theo được sao chép quá sáng hoặc quá tối. Trong trường hợp này, việc đặt lại các thông số sáng tối phù hợp là giải pháp tốt nhất. Tuy nhiên, cũng có thể là trống có thể sắp hết tuổi thọ hoặc mực trong máy bị hỏng. Một số loại mực hậu mãi không theo mã nhà sản xuất và có thể dẫn đến các vấn đề về độ sáng của bản in. Bạn cần đầu tư ngay cho việc thay thế và lắp một linh kiện mới.

6. TRANG GIẤY BỊ ĐỐM, CHẤM, LOANG MỰC.

Đốm-mực-xuất-hiện-trên-giấy
Máy photocopy bị lỗi khiến Đốm mực xuất hiện trên giấy

Như tên cho thấy, vấn đề này bao gồm các mảng chấm ngẫu nhiên tạo ra trên một bản sao khác. Nếu bạn nhận thấy các chấm ở cùng một nơi trong nhiều bản in, đó có thể là vấn đề về vết bẩn hoặc mảnh vụn trên mặt gương sao chép hoặc kính. Một lần nữa, điều này có thể được khắc phục bằng cách lau kính và gương đúng cách.

Một chuỗi ngẫu nhiên khác khi các điểm được lặp lại trong toàn bộ tài liệu có thể là một khiếm khuyết trong trống. Thay trống ngay sẽ khắc phục vấn đề.

PHƯƠNG PHÁP HỮU HIỆU NHẤT CHO MỌI LỖI MÁY PHOTOCOPY

Ngoài các giải pháp được đề cập ở trên, có một vài bước bạn có thể thực hiện ngay tại văn phòng của mình để đảm bảo các sự cố thường gặp với máy photocopy này được giảm bớt. Đầu tiên và quan trọng nhất, không bao giờ sử dụng “VŨ LỰC” khi nạp hoặc dỡ giấy từ máy. Thứ hai, đảm bảo tuân theo các mốc thời gian thay thế cho các bộ phận và đồ đạc quan trọng trên máy sao chép để tránh các vấn đề hao mòn.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy thường xuyên vệ sinh máy photocopy hay bất kì thiết bị văn phòng nào của bạn. Sự tích tụ của bụi và mảnh vụn bên trong máy có thể dẫn đến nhiều vấn đề được đưa ra ở trên.

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều yếu tố cần theo dõi để đảm cho máy photocopy hoặc máy in của bạn không gặp lỗi và hoạt động hiệu quả. Thông thường, cách tốt nhất để đảm bảo hiệu suất liên tục là sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy tại TC Group.

Xem thêm: Dịch vụ sửa chữa máy photocopy tận nơi

Khám phá những lợi ích mà Dịch vụ thuê máy photocopy mạng lại bằng cách liên hệ trực tiếp với Đại diện của TC Group hoặc qua tổng đài: 024.7773.6789 nhánh 1