Nếu đang là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn chắc chắn đã quen với việc theo dõi chặt chẽ ngân sách của công ty mình. Cho dù bạn đang tự chi trả vật tư văn phòng mới hoặc được đầu tư vốn, ngân sách của bạn vẫn là yếu tố trung tâm cần cân nhắc kĩ càng trước khi bạn đưa ra quyết định. Nếu bạn thất vọng với máy in, máy photocopy hoặc thiết bị scan độc lập hiện tại của mình, tôi nghĩ có lẽ đã đến lúc bạn thực sự cần đến một chiếc máy photocopy đa năng.

Với quá nhiều điều kiện ràng buộc khiến ngân sách doanh nghiệp nhỏ của bạn trở nên hạn chế, bạn cần tìm ra một giải pháp chi tiêu hợp lý, khôn ngoan nhất. Dưới đây bạn sẽ thấy rõ được nhiều lợi ích mà doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ tận hưởng nhờ máy Photocopy đa chức năng mới.

LỢI ÍCH CỦA MÁY PHOTOCOPY ĐA NĂNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NHỎ

TIẾT KIỆM KHÔNG GIAN

Tiết kiệm không gian văn phòng
Tiết kiệm không gian văn phòng

Một MFP giảm thiểu tối đa không gian bạn cần sao chép, in, quét và fax. Một khi tất cả các chức năng này được tích hợp trong 1 thiết bị, thay vì 3-4 nơi khắp phòng, bạn chỉ cần dành một nơi nhỏ gọn trong văn phòng của mình cho MFP. Với nguồn điện, mạng chỉ cần cho một thiết bị, bạn cũng tiết kiệm được rất nhiều ổ cắm, dây điện, dây mạng và vật tư lắp đặt đi kèm.

TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí

Mặc dù khoản đầu tư của bạn dành cho một chiếc máy photocopy đa năng (MFP) có thể cao hơn một chiếc máy in, máy photo hoặc máy scan độc lập. Tuy nhiên bạn có thể thực hiện tất cả các công việc của các loại máy này và hơn thế nữa trong một khoảng nhỏ gọn.

Chi phí sử dụng và bảo trì dài hạn chắc chắn sẽ thấp hơn với MFP. Thay vì mua mực, giấy và dịch vụ bảo trì đồng thời cho nhiều thiết bị, bạn chỉ cần chi trả cho vật tư/ linh kiện và dịch vụ đó với một khoản phí hàng tháng.

QUẢN LÝ VẬT TƯ ĐƠN GIẢN

Quản lý dễ dàng với một chiếc máy đa năng hiện đại
Quản lý dễ dàng với một chiếc máy đa năng hiện đại

So với việc bạn phải mua vật tư từ nhiều nhà sản xuất khác nhau cho các kiểu dáng và mẫu mã khác nhau dành cho các thiết bị trong văn phòng. Thì sở hữu một máy photocopy đa chức năng đồng nghĩa là bạn sẽ chỉ cần mua tất cả các vật tư cho một loại thiết bị từ một nhà cung cấp DUY NHẤT.

KHẢ NĂNG XỬ LÝ TỐT HƠN

Thiết bị đa năng xử lý nhiều công việc nhanh chóng
Thiết bị đa năng xử lý nhiều công việc nhanh chóng

Với sự ra đời của email và điện toán đám mây, máy fax ngày càng ít phổ biến hơn trong các văn phòng ngày nay. Thực tế thì nhu cầu fax đã gần như biến mất hoàn toàn. Với nhiều MFP, công ty của bạn có thể dễ dàng gửi hoặc nhận fax thường xuyên mà không phải trả thêm chi phí mua và bảo trì một máy riêng biệt. Vì nó đã có sẵn trong MFP rồi!

Một lưu ý tương tự, một MFP mở rộng thêm nhiều lợi ích cho các công việc, chia sẻ và lưu trữ tệp với chức năng quét của nó.

Tiện nghi và tiết kiệm là một trong nhiều lợi ích của MFP cho doanh nghiệp nhỏ. Nhân viên của bạn sẽ được hưởng lợi từ các tiện ích bổ sung mà MFP cung cấp cho việc tạo, sao chép, chia sẻ và lưu trữ tài liệu – thêm vào đó bạn sẽ tiết kiệm không gian, tiền bạc và thời gian.

Có rất nhiều loại máy in đa chức năng có sẵn trên thị trường hiện nay. Nhưng không phải máy nào cũng là phương án tuyệt vời cho mọi doanh nghiệp. Một số chỉ dành cho các tập đoàn lớn, trong khi những chiếc máy khác lại vô cùng lý tưởng với doanh nghiệp nhỏ. Một số dòng máy được thiết kế cho các yêu cầu in cụ thể trong khi một số khác dành cho đối tượng khách hàng rộng hơn. Dưới đây là bốn bước cần thực hiện khi tìm kiếm máy in đa chức năng tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Có lẽ bạn đang cần: Máy photo loại nhỏ dành cho văn phòng.

4 BƯỚC ĐỂ LỰA CHỌN MÁY PHOTOCOPY ĐA NĂNG CHO DOANH NGHIỆP NHỎ CỦA BẠN

# 1: ĐÁNH GIÁ CHÍNH XÁC TỔNG CHI PHÍ CỦA CHỦ DOANH NGHIỆP

Chi phí của máy khác với tổng chi phí để sở hữu máy. Có thể hiểu rằng giá thành bạn mua 1 chiếc máy không có nghĩa là bạn chỉ phải trả bằng đấy tiền để được sự phục vụ tốt nhất của máy.

Ngoài chi phí cho phần cứng, các vật tư, dịch vụ và hiệu quả của máy in đều có tác động đến tổng chi phí sở hữu. Ví dụ, một máy in phun có thể chi phí trả trước ít hơn cho doanh nghiệp của bạn, nhưng về lâu dài, hầu hết các doanh nghiệp thấy rằng chi phí thay thế mực dẫn đến tổng chi phí sở hữu cao hơn so với máy laser tương đương.

Trong trường hợp này, về lâu dài, bạn có thể sẽ phải chi nhiều tiền hơn cho máy in phun, trong bạn có thể chi thêm một chút tiền nữa để tiết kiệm tiền theo thời gian cho một máy MFP hiệu quả hơn.

# 2: XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CẦN THIẾT

Theo dõi các yêu cầu in ấn của nhân viên của bạn để có thể chọn MFP tốt nhất cho văn phòng của bạn. Doanh nghiệp của bạn liệu có thực sự cần đến một MFP không trong khi văn phòng hiếm khi sử dụng các tính năng quét, sao chép và fax không? Hay công ty của bạn bắt buộc phải đảm bảo tất cả các tính năng này để hoạt động hiệu quả hàng ngày?

Các chức năng như in, quét và fax có thể là các tính năng rất đắc lực, nhưng nếu chất lượng tài liệu sau khi in, photo đang được chú trọng, thì việc tìm kiếm của bạn nên bắt đầu tham khảo các máy in đa chức năng có chất lượng sao chép cao trước khi hướng tới các tính năng tùy chọn.

# 3: TÍNH TOÁN ĐỂ CẢI THIỆN CÔNG VIỆC

Khi chọn MFP tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, hãy đánh giá khả năng của nó để cải thiện hiệu suất làm việc trong văn phòng của bạn. Tại nhiều văn phòng, nhiều nhân viên chỉ cần đến một thiết bị để in, sao chép, quét.

Trong các môi trường này, các văn phòng yêu cầu một máy có thể thực hiện đồng thời nhiều chức năng. Điều này giúp tăng năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc. Vì vậy, hãy dành thời gian để đánh giá quy trình công việc của bạn và xác định xem (các) máy in đa chức năng của bạn đã tối ưu hóa năng suất công việc của doanh nghiệp bạn chưa.

# 4: PHÂN TÍCH CỤ THỂ

Xem xét tất cả các tính năng bổ sung có thể đưa MFP từ một thiết bị văn phòng sang công cụ cải tiến kinh doanh. Máy photocopy đa chức năng của bạn liệu có khả năng quản lý luồng dữ liệu liên quan đến trạng thái công việc, hàng đợi in và sự tương tác qua thiết bị giữa người dùng và quản trị viên IT. Thông tin này trang bị kiến thức cho bạn và nhà cung cấp dịch vụ để xác định các cơ hội cải thiện và tiết kiệm chi phí.

Cuối cùng, hãy chắc chắn đánh giá cam kết của nhà cung cấp đối với các công cụ quản lý thiết bị, các tiện ích và dịch vụ có sẵn mà họ cung cấp cho bạn. Một máy in đa chức năng ít tốn kém mà hầu như không có sự hỗ trợ từ nhà cung cấp sẽ tốn rất nhiều tiền của bạn sau này. Hãy tìm thiết bị đi kèm với một bộ công cụ hỗ trợ và quản lý thiết bị hoàn chỉnh.

Ích lợi mà MFP mang lại
Ích lợi mà MFP mang lại

Bạn cũng có thể xem xét các dịch vụ in được quản lý. Có những công ty cung cấp bảo trì và hỗ trợ sửa chữa giúp đỡ để đảm bảo thiết bị của bạn có thời gian tối đa và nguồn cung cấp ổn định, đồng thời ngăn chặn sự gián đoạn của quá trình in xuất tài liệu của nhân viên.

Tham khảo: Những lưu ý khi chọn mua máy photocopy đời mới