Năm 2020, việc lựa chọn và sử dụng máy photocopy văn phòng đã có nhiều xu hướng mới. Nếu như trước đây, giới văn phòng hay người sử dụng đặt nhiều sự chú ý đến giá cả thiết bị, hình thức và chất lượng của bản in thì gần đây xu hướng này nhìn chung vẫn còn nhưng đã có sự thay đổi không hề nhỏ. Đầu năm 2020 là khoảng thời gian cực kì khó khăn đối với hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam. Vậy nên các chủ doanh nghiệp hay giới văn phòng nên cân nhắc lựa chọn máy photocopy văn phòng phù hợp và bắt kịp xu hướng, công nghệ để có hiệu quả cao nhất trong công việc.
Tóm tắt nội dung
Xu hướng sử dụng máy photocopy văn phòng – 13 điểm quan trọng
Để giúp bạn lựa chọn đúng, chúng tôi đã liệt kê chi tiết 13 điểm mà bạn rất cần chú ý khi cố gắng tìm một chiếc máy photocopy phù hợp dành cho văn phòng.
1. Máy photocopy có kết nối mạng?
Trở lại với khoảng thời gian khi những chiếc máy photocopy không có chức năng kết nối LAN. Để sử dụng chúng, nhân viên phải đến máy photocopy cùng với tài liệu họ muốn sao chép và chọn các chế độ in trực tiếp trên chính máy photocopy. Sau đó, máy photocopy được nâng cấp với khả năng kết nối mạng LAN, nghĩa là chúng có thể được sử dụng từ bất kể nơi nào, bất kì ai trong văn phòng, chấp nhận lệnh in trực tiếp từ máy tính của mọi người, Miễn là bạn đã kết nối LAN. Mặc dù đây có thể là một tính năng tuyệt vời đối với nhiều công ty, tuy nhiên đừng để sự tiện lợi và dễ dàng in, dẫn đến việc in thừa, in những tài liệu không cần thiết, in bừa bãi.
2. Năng suất in
Điều cần thiết là đánh giá nhu cầu về khối lượng in mỗi tháng, vì đây là yếu tố chính về giá. Máy photocopy của bạn cần có đủ khả năng đảm bảo được các yêu cầu sao chép, in ấn của bạn để theo kịp tốc độ làm việc của văn phòng. Tuy nhiên, máy càng khỏe, càng có giá thành cao nên cần cân nhắc mua một chiếc máy cho năng suất vừa đủ để tránh lãng phí.
Nếu văn phòng có đủ không gian hoặc ngân sách cho phép, sẽ tốt hơn khi bạn sử dụng hai máy photocopy có thông số kỹ thuật thấp hơn để chia sẻ công việc, điều này sẽ giúp máy của bạn không gặp tình trạng quá tải, bền bỉ hơn. Ngay cả khi một thiết bị gặp sự cố thì vẫn còn thiết bị còn lại.
Một máy photocopy đa chức năng chuyên nghiệp có thể làm tăng đáng kể hiệu quả làm việc cho công ty của bạn. Tương tự các mô hình tiên tiến hơn, có nhiều tính năng tiện lợi hơn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiết kiệm tiền bạc về lâu dài.
Qua khảo sát và tư vấn cùng với dịch vụ dùng thử máy miễn phí cho giới văn phòng là khách hàng của TC Group Việt Nam gần đây, tất cả các khách hàng phản hổi tốt về năng suất công việc được cải thiện rõ ràng.
3. Tốc độ.
Tốc độ liên quan chặt chẽ đến năng suất. Càng cần in nhiều tài liệu, máy photocopy càng cần phải hoạt động nhanh hơn để không bị tồn đọng công việc,.
4. Máy đen trắng và máy màu
Máy photocopy màu có sự khác biệt không nhỏ về chi phí đầu tư khi mua cũng như tiền mực, linh kiện. Có thể bạn nên chọn máy photocopy màu để đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi có nhu cầu, nhưng nếu tài liệu in văn phòng của bạn chỉ dùng cho văn bản đen trắng rất hiếm khi in tài liệu màu, thì phương án chọn máy photocopy đen trắng và in màu ngoài là hợp lý.
5. Khổ giấy
Phần lớn văn phòng chỉ sử dụng đến khổ giấy A3. Một số văn phòng có nhu cầu đặc biệt cần in tài liệu có khổ lớn hơn (từ A3 trở lên), thì có rất nhiều loại máy photocopy khổ lớn có thể điều này. Mặt khác, nếu khối lượng in chủ yếu trên khổ A4, thì máy photocopy khổ A3 – A4 chính là lựa chọn sáng suốt nhất.
Đọc thêm: Máy Photocopy văn phòng A3 – A4
6. Tính năng Scan
Máy photocopy hiện nay là chủ yếu là những dòng máy photocopy đa chức năng được kết hợp các chức năng của máy scan và máy in, máy photo. Một số dòng máy photocopy có khả năng kết nối mạng, có thể scan khối lượng lớn tài liệu, chất lượng tương đương như các máy scan chuyên dụng. Điều này có thể rất hữu ích cho các công ty có tài liệu giấy, đã và đang có kế hoạch số hóa tài liệu. Hơn nữa không chỉ về chất lượng mà tốc độ scan màu của các máy photocopy văn phòng cũng rất tốt, các dòng máy photocopy có tốc độ scan màu trung bình khoảng 30-40 bản/phút tích hợp thêm chức năng tự động nạp bản gốc rất tiện lợi.
7. FAX
Fax là hệ thống đáng lẽ đã biến mất nhưng không hoàn toàn. Vì chúng vẫn được yêu cầu sử dụng thường xuyên ở nhiều văn phòng, nên công việc của bạn sẽ dễ dàng hơn khi chọn máy photocopy có khả năng fax sẵn có thay vì nhường không gian cho một máy fax riêng.
8. Transparencies (bóng kính)
Các tài liệu được in chất liệu bóng kính, sử dụng trong trình chiếu tại một số đơn vị học thuật hay một số văn phòng có nhu cầu đặc biệt. Nếu văn phòng của bạn thật sự có nhu cầu sử dụng chức năng này thì hãy liên hệ tới nhà cung cấp để được trợ giúp.
9. Khay giấy
Máy photocopy càng có nhiều khay giấy thì người sử dụng càng đỡ phải thao tác nạp lại giấy hơn. Nhược điểm duy nhất của việc này là các khay khi được thêm nhiều vào máy photocopy thì kích thước máy sẽ lớn hơn, một số văn phòng có diện tích nhỏ có thể không thích điều này lắm!
10. Bộ nạp bản gốc tự động
Bộ nạp bản gốc tự động (ADF) cho phép người dùng để lại một chồng giấy trên nắp máy photocopy sau đó quay lại với xấp tài liệu đã được sao chụp. Nghe thì có vẻ hấp dẫn, nhưng cần lưu ý rằng nhân viên cần phải đặt giấy lên máy photocopy đúng cách. Nếu không, khi quay trở lại họ sẽ nhận được một đống các tờ giấy trắng hoặc các tài liệu in lỗi.
11. In hai mặt
Đây có thể là một chức năng tuyệt vời để tiết kiệm tiền. Máy photocopy với tùy chọn này thường có thể lấy tài liệu được in ở một mặt và tạo các bản sao có in ở cả hai mặt. Tính năng này ngày càng trở nên phổ biến và là một cách hiệu quả để cắt giảm chi phí giấy và bảo vệ môi trường trong văn phòng.
12. Sắp xếp
Đây là một tính năng hữu ích dành cho khách hàng thường in ra tài liệu dạng tập sách. Với tính năng này, máy photocopy sẽ tự động sắp xếp tài liệu ở đầu ra để có thể thu và đọc ngay mà không cần phải sắp xếp lại. Nói cách khác, nếu 10 bản sao của tài liệu 5 trang được yêu cầu, máy photocopy sẽ xuất trang 1 đến 5 mười lần, thay vì tạo 10 bản sao của trang 1, tiếp theo là 10 bản sao của trang 2, v.v.
Đọc thêm: Máy photocopy in hai mặt, tự động xếp tài liệu
13. Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm
Ngoài việc chọn đúng máy photocopy văn phòng với các tính năng phù hợp, điều quan trọng bận phải đảm bảo rằng bất kỳ khi nào gặp vấn đề nào với máy thì bạn chắc chắn nhận được hỗ trợ kĩ thuật trong thời gian bảo hành. Cụ thể, bạn nên hiểu cách báo lỗi cho nhà cung cấp dịch vụ bảo trì của bạn và quá trình họ sẽ giải quyết chúng. Điều này thường đòi hỏi một khoản phí bảo trì hàng tháng, vì vậy hãy kiểm tra hạn bảo hành để đảm bảo bạn sẽ trả bao nhiêu và chất lượng bảo hành như thế nào.
Những dòng máy photocopy văn phòng đáng sử dụng
Konica Bizhub 367
bizhub 367
Sindoh N410
Konica C554e
Máy photocopy Konica BIZHUB C554e màu chính hãng tại TC Group
Sindoh D310
Dịch vụ thuê máy photocopy văn phòng tốt nhất tại Hà Nội
Thực tế thì việc mua máy về lâu về dài có vẻ sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với thuê máy photocopy. Tuy nhiên việc đó chỉ phù hợp với từng doanh nghiệp, công ty. Nếu công ty, doanh nghiệp của bạn chưa có đủ ngân sách đầu tư cho việc mua đứt máy thì thuê máy photocopy văn phòng vẫn là sự lựa chọn hàng đầu. Tại TC Group Việt Nam, dịch vụ thuê máy photocopy văn phòng luôn được chúng tôi chú trọng và nâng cấp liên tục. Với hàng trăm đầu máy thuê, dịch vụ thuê máy photocopy của TC Group Việt Nam đang được đánh giá cao trong giới văn phòng tại Hà Nội.
Khách hàng còn được sử dụng, trải nghiệm máy photocopy mới 100% từ hãng KONICA – SINDOH – RICOH hoàn toàn miễn phí để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Nếu bạn cần đến dịch vụ thuê máy photocopy văn phòng của chúng tôi, hãy nhấc máy và liên hệ ngay cho chúng tôi để gặp chuyên viên máy photocopy văn phòng !