Vệ Sinh Máy Photocopy: Việc Của Đồng Phục Tạp Vụ Công Ty?

Đồng phục tạp vụ công ty và chiếc máy photocopy tưởng chẳng liên quan gì tới nhau. Vậy mà tôi đã nhiều lần được gọi tới sửa máy chỉ vì một lần lau dọn sai cách. Có văn phòng xịt thẳng nước lau kính lên mặt kính scan khi máy đang bật.

Anh chị làm hành chính sẽ thấy chuyện này quen. Máy báo lỗi, giấy in có vệt, rồi cả phòng phải chờ kỹ thuật. Bài này tôi chia sẻ lại ranh giới giữa việc của tạp vụ và việc của kỹ thuật viên.

Máy in báo lỗi, giấy dính bụi: đôi khi do lau dọn sai cách

Máy photocopy có nhiều bộ phận nhạy với nước và bụi. Mặt kính scan, khay nạp bản gốc và cảm biến giấy là ba chỗ dễ bị ảnh hưởng nhất.

Một ca tôi gặp ở văn phòng quận 3: bản chụp nào cũng có một vệt đen dọc trang. Nguyên nhân là vết nước lau khô thành mảng trên thanh kính quét của khay nạp tự động. Chỉ cần lau đúng cách là hết, nhưng văn phòng đã tưởng máy hỏng linh kiện.

Những lỗi kiểu này không cần thay đồ. Anh chị có thể xem thêm 6 lỗi máy photocopy thường gặp để phân biệt lỗi do dùng và lỗi do máy.

Ranh giới việc của tạp vụ và việc của kỹ thuật

Muốn tránh sự cố, việc đầu tiên là chia rõ ai được làm gì. Tôi hay đề xuất chia như sau cho các văn phòng thuê máy:

• Tạp vụ: lau vỏ ngoài, nắp máy, bàn đặt máy, sàn xung quanh. Gom giấy thải ở khay và thùng giấy vụn.
• Nhân viên phụ trách máy: lau mặt kính scan bằng khăn khô, bổ sung giấy, báo lỗi.
• Kỹ thuật viên: mở máy, vệ sinh drum, thay mực, xử lý kẹt giấy sâu bên trong.

Chia như vậy không phải để làm khó ai. Tạp vụ biết rõ giới hạn thì yên tâm hơn, không sợ bị trách khi máy hỏng.

Drum là trống từ bên trong máy, bộ phận in hình lên giấy. Nó rất nhạy với ánh sáng và vết tay. Tạp vụ tuyệt đối không mở cửa máy để lau bên trong.

Quy trình lau khu máy photocopy an toàn

Lau đúng quy trình mất chưa tới năm phút mỗi ngày. Tôi thường hướng dẫn tạp vụ theo bốn bước.

Bước một là chờ máy ở chế độ nghỉ, nếu lau kỹ thì tắt nguồn. Bước hai là dùng khăn microfiber khô hoặc hơi ẩm, không xịt dung dịch trực tiếp lên máy. Bước ba là lau từ nắp xuống thân, tránh các khe thông gió. Bước bốn là lau bàn và sàn quanh máy.

Khăn microfiber là loại khăn sợi siêu mảnh, hút bụi tốt mà không để lại xơ. Anh chị không nên dùng giẻ vải cũ, vì xơ vải lọt vào khe nạp giấy sẽ gây kẹt. Không đặt cốc nước hay chai dầu gió trên nắp máy.

Phòng hồ sơ và kho lưu trữ: sạch nhưng không xáo trộn

Phòng hồ sơ cần sạch để giấy không ẩm mốc. Bụi và ẩm là hai thứ làm giấy nhanh ố vàng nhất. Nhưng việc dọn không được làm thay đổi thứ tự tài liệu.

Tạp vụ chỉ nên hút bụi kệ, lau sàn và kiểm tra máy hút ẩm. Không tự ý chồng lại hộp hồ sơ cho gọn. Độ ẩm phòng lưu trữ nên giữ ở mức vừa phải để giấy không cong vênh.

Nhiều công ty đã chuyển sang số hoá tài liệu để giảm lượng giấy cần lưu. Khi đó phòng hồ sơ nhỏ lại, việc dọn dẹp cũng nhẹ hơn. Quy định ra vào phòng này vẫn nên có, kể cả với đội vệ sinh.

Lịch vệ sinh văn phòng theo tuần

Không phải việc gì cũng làm hằng ngày. Chia theo tần suất giúp đội tạp vụ không bị quá tải.

Hằng ngày gồm lau bàn chung, khu máy in, pantry, nhà vệ sinh. Hằng tuần gồm hút bụi phòng hồ sơ, lau cửa kính, lau quạt. Hằng tháng gồm vệ sinh rèm, tổng vệ sinh kho.

Với khu máy in, lịch hằng ngày nên có thêm một dòng riêng. Lau vỏ, gom giấy thải, kiểm tra quanh máy có đồ uống không.

Bảng kiểm nên dán ngay cạnh máy in và cửa phòng hồ sơ. Tạp vụ làm xong thì ghi giờ. Kỹ thuật viên tới bảo trì máy photocopy định kỳ cũng nhìn vào đó để biết khu máy được giữ thế nào.

Nhận diện đội tạp vụ trong văn phòng nhiều tầng

Văn phòng nhiều tầng có rất nhiều người ra vào. Đồng phục giúp phân biệt nhân sự nội bộ với khách lạ hoặc người giao hàng.

Chọn đồng phục tạp vụ cho công ty nên ưu tiên túi đựng khăn và găng tay, màu ghi hoặc xanh đậm. Những màu này ít lộ vết bụi mực, thứ rất khó giặt sạch khỏi áo sáng màu. Vải nên thoáng vì khu máy in thường nóng hơn phòng làm việc.

Tôi từng thấy một văn phòng cho tạp vụ mặc áo trắng. Chỉ sau vài tuần, tay áo và vạt áo đã xám vì bụi mực. Từ đó họ đổi sang đồng phục tạp vụ công ty màu ghi và vấn đề gần như biến mất.

Bảng tên nhỏ trên ngực áo cũng nên có. Nhân viên mới nhìn vào là biết nhờ ai khi khu máy in có sự cố vệ sinh.

Một số văn phòng cho đội hậu cần mặc áo thun thể thao trong những ngày tổng vệ sinh cuối năm. Mẫu áo thun thoáng mát kiểu này anh chị xem chi tiết tại đây.

Tự tuyển hay thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng

Tự tuyển giúp chủ động giờ giấc và dễ hướng dẫn quy định riêng. Thuê dịch vụ thì không phải lo nghỉ phép, thay người.

Dù chọn cách nào, đồng phục tạp vụ công ty vẫn nên do công ty quy định. Người của dịch vụ vệ sinh mặc đồ riêng của họ cũng được, miễn có bảng tên rõ ràng.

Điểm tôi lưu ý là trách nhiệm khi làm hỏng thiết bị. Hợp đồng dịch vụ nên ghi rõ phạm vi việc được làm, không bao gồm vệ sinh bên trong máy. Nếu máy hỏng do lau sai, bên nào chịu chi phí phải được thống nhất từ đầu.

Chi phí thay một bộ phận như thanh kính quét có thể vài trăm nghìn đến hơn một triệu đồng. Một buổi hướng dẫn nửa tiếng cho tạp vụ rẻ hơn nhiều. Thông tin về các dòng đồng phục văn phòng anh chị có thể tham khảo thêm.

Sai lầm hay gặp

Sai lầm thứ nhất là dùng nước lau kính cho màn hình cảm ứng của máy. Cồn trong nước lau kính có thể làm mờ lớp phủ màn hình sau một thời gian.

Sai lầm thứ hai là để giấy vụn tràn khay. Giấy vụn rơi vào khe nạp khiến máy kẹt giấy liên tục. Tạp vụ nên gom khay thải mỗi buổi chiều.

Có văn phòng còn dùng chổi lông gà quét bụi khe thông gió. Bụi bị đẩy sâu vào trong, bám lên quạt làm mát và gây nóng máy.

Sai lầm thứ ba là rút điện máy để lau cho an toàn trong lúc máy đang xử lý lệnh in. Làm vậy dễ gây lỗi bộ nhớ. Hãy chờ máy chạy xong và về chế độ nghỉ.

Câu hỏi thường gặp

Tạp vụ có được phép vệ sinh bên trong máy photocopy không?

Không nên. Bên trong có drum và bộ sấy nhiệt độ cao, chỉ kỹ thuật viên mới nên mở. Tạp vụ chỉ lau bên ngoài và khu vực xung quanh.

Bao lâu nên hút bụi phòng hồ sơ một lần?

Mỗi tuần một lần là hợp lý với văn phòng thông thường. Phòng gần đường lớn nhiều bụi có thể làm hai lần mỗi tuần.

Đồng phục tạp vụ công ty nên có mấy bộ mỗi người?

Tối thiểu hai bộ để thay giặt hằng ngày. Người làm cả ngày hoặc hay dọn khu bếp nên có ba bộ.

Nên dùng khăn loại nào để lau thiết bị văn phòng?

Nên dùng khăn microfiber khô hoặc hơi ẩm. Loại khăn này không để lại xơ, không làm xước vỏ máy và màn hình.