Hết Hợp Đồng Thuê Máy Photocopy Cần Lưu Ý Gì?

Nhiều doanh nghiệp đến kỳ kết thúc mới phát hiện hóa đơn có thêm vài chục triệu tiền trang in. Đội ngũ bên mình gặp tình huống này khá thường xuyên trong lúc khảo sát và bàn giao máy. Điều đáng nói là phần lớn tranh chấp không bắt nguồn từ máy hỏng, mà từ việc thủ tục kết thúc bị làm qua loa. Bài này đi qua từng bước để anh chị khép lại hợp đồng gọn gàng, không phát sinh khoản nào ngoài dự tính.

Đọc lại điều khoản chấm dứt trước khi báo kết thúc

Việc đầu tiên là mở hợp đồng ra đọc lại phần chấm dứt. Chỗ này quyết định anh chị có phải trả thêm tiền hay không. Phần lớn hợp đồng yêu cầu báo trước khoảng 30 đến 60 ngày nếu không muốn gia hạn. Báo muộn thì máy có thể tự động được gia hạn thêm một kỳ, và kỳ đó vẫn phải thanh toán đầy đủ.

Điều khoản phạt khi thanh lý sớm cũng cần xem kỹ. Có hợp đồng tính phạt theo phần trăm giá trị còn lại, có hợp đồng lại tính theo số tháng chưa thực hiện. Cùng một chiếc máy, hai cách tính có thể chênh nhau khá nhiều. Anh chị nên hỏi bên cho thuê cách tính cụ thể, rồi ghi con số đó ra giấy trước khi ký bất cứ thứ gì.

Chi phí tháo lắp và vận chuyển là khoản dễ bị bỏ quên nhất. Có nơi miễn phí hoàn toàn, có nơi thu thêm theo khoảng cách. Hãy hỏi rõ ngay từ đầu, đừng đợi đến lúc máy đã được khiêng ra khỏi văn phòng mới biết.

Chốt số đếm trang in: bước quan trọng nhất

Số đếm là con số ghi lại tổng số trang máy đã in từ lúc lắp đặt. Có thể hình dung nó giống công tơ điện trong nhà. Tiền thuê thường tính theo số trang vượt mức, nên số đếm chính là căn cứ để tính toàn bộ tiền.

Máy thường có nhiều loại số đếm: tổng, đen trắng và màu. Anh chị cần ghi đủ các con số này, không nên chỉ ghi một dòng. Có những lần khiếu nại đội ngũ từng xử lý bắt nguồn từ việc chỉ có một con số duy nhất, và mỗi bên giữ một cách hiểu khác nhau.

Khi chốt số đếm, hãy để cả hai bên cùng đứng trước máy, cùng đọc và cùng ghi. Chụp ảnh mặt đồng hồ đếm có hiển thị ngày giờ để làm bằng chứng. Ảnh này rất có giá trị nếu sau đó phát sinh tranh cãi.

Sai lệch giữa số đếm trên máy và báo cáo của nhà cung cấp là chuyện khá bình thường. Nguyên nhân thường là họ lấy số đếm vào một ngày khác, hoặc cộng gộp thiếu một khay in. Đừng ký khi chưa đối chiếu lại.

Bảng đối chiếu số liệu khi bàn giao

Để mọi con số nằm gọn trên một trang, đội ngũ bên mình thường lập bảng đối chiếu như dưới đây. Ví dụ này lấy từ một đơn vị văn phòng bên mình hỗ trợ bàn giao cuối năm:

Giả sử số trang vượt mức là 2.000 và đơn giá 250đ, khoản phải trả là 500.000đ. Con số này nghe nhỏ, nhưng nhân với vài năm thuê thì không hề nhỏ. Bảng nên được hai bên cùng ký xác nhận, để không còn chỗ cho cách hiểu khác.

Kiểm tra tình trạng máy và vật tư trước khi trả

Máy trả về phải giữ được tình trạng như lúc nhận, chỉ trừ hao mòn tự nhiên. Khi kiểm tra, kỹ thuật viên thường xem trống, cụm sấy, khay giấy, mặt kính và màn hình cảm ứng. Mỗi hạng mục được ghi thành một dòng trong biên bản.

Cần phân biệt hao mòn bình thường với hư hỏng do dùng sai cách. Trống mòn theo số trang là lẽ đương nhiên. Mặt kính nứt vì đặt vật nặng lên thì thuộc trách nhiệm người dùng.

Biên bản nên có chữ ký và ảnh chụp từng hạng mục. Ảnh chụp giúp tránh việc hai bên nhớ khác nhau về tình trạng máy sau vài tháng.

Xử lý dữ liệu còn lưu trên ổ cứng máy

Máy photocopy hiện đại có ổ cứng lưu bản scan và bản in. Nhiều người quên rằng tài liệu vẫn nằm trong đó sau khi máy rời văn phòng. Với hồ sơ nhân sự hay tài chính, đây là rủi ro bảo mật thực sự, không phải chuyện lý thuyết.

Anh chị nên yêu cầu bên cho thuê xóa dữ liệu và xác nhận bằng văn bản. Nếu máy có ổ cứng rời, hãy yêu cầu tháo ra và giữ lại trong công ty. Đây là bước nhỏ nhưng tránh được hậu quả lớn.

Thanh lý tài chính và thu hồi đặt cọc

Trước khi thanh toán, hai bên cần đối chiếu công nợ cuối kỳ. Đặt cọc thường được hoàn lại sau khi trừ các khoản hợp lệ như tiền trang vượt mức, phí hư hỏng hoặc phí chấm dứt sớm nếu có.

Thời hạn hoàn cọc thường nằm trong khoảng 15 đến 30 ngày. Hãy ghi rõ thời hạn này trong biên bản thanh lý, kèm chữ ký đại diện hai bên. Nếu quá hạn mà chưa nhận được tiền, văn bản đó là căn cứ để làm việc tiếp. Nếu cần tìm hiểu thêm về cách tính chi phí thực tế, anh chị có thể tham khảo cách tính đủ chi phí thật khi thuê máy photocopy.

Những sai lầm hay gặp khi kết thúc

Có ba lỗi đội ngũ bên mình gặp lại nhiều lần. Lỗi thứ nhất là không chốt số đếm, khiến kỳ tính phí kéo dài mà không ai hay. Lỗi thứ hai là ký biên bản bàn giao khi chưa đọc kỹ các khoản ghi thêm ở cuối trang. Lỗi thứ ba là chỉ thống nhất miệng với bên cho thuê mà không có văn bản.

Lỗi đầu tiên là phổ biến nhất. Có đơn vị từng để máy thêm gần hai tháng chỉ vì chưa ai đứng ra chốt số đếm, và số tiền phát sinh không nhỏ chút nào.

Khi nào nên tái ký hay chuyển sang đơn vị khác

Trước khi ký mới, hãy nhìn lại số trang thực tế đã in trong năm vừa qua. Nếu con số thấp hơn gói đã thuê, có thể giảm gói để tiết kiệm. Nếu cao hơn, nên đàm phán lại đơn giá dựa trên số liệu lịch sử, thay vì nghe theo báo giá mới một chiều.

Nếu cân nhắc chuyển sang nhà cung cấp khác, anh chị nên tham khảo bảng báo giá thuê máy photocopy Konica Minolta chi tiết để có mặt bằng so sánh, rồi đọc kỹ điều khoản và chi phí trước khi đặt bút.

Câu hỏi thường gặp

Hết hợp đồng mà chưa chốt số đếm thì có sao không?

Kỳ tính phí vẫn tiếp tục chạy, và bên cho thuê có thể ước tính số trang theo kỳ trước. Điều này thường làm tăng chi phí một cách khó kiểm soát. Hãy chốt số đếm ngay vào ngày kết thúc, dù máy chưa được tháo đi.

Có thể yêu cầu bên cho thuê tháo máy trước thời hạn không?

Được, nhưng thường phải chịu phí chấm dứt sớm theo điều khoản đã ký. Hãy hỏi trước mức phí cụ thể để so sánh với khoản tiền còn lại của hợp đồng.

Máy hư trong thời gian thuê, ai chịu chi phí sửa?

Thông thường bên cho thuê chịu chi phí sửa do lỗi kỹ thuật. Nếu hư do vận hành sai hoặc đặt vật nặng lên mặt kính, phần chi phí có thể thuộc về bên thuê. Hãy đối chiếu điều khoản bảo trì trong hợp đồng để biết rõ.

Dữ liệu in và scan còn trên máy có bị lộ không?

Có thể, nếu máy không được xóa dữ liệu trước khi rời đi. Hãy yêu cầu bên cho thuê xóa và xác nhận bằng văn bản, hoặc tháo ổ cứng để giữ lại trong công ty.