Nên mua hay thuê máy photocopy cho văn phòng nhỏ?

Nên mua hay thuê máy photocopy cho văn phòng nhỏ: đáp án ngắn gọn từ kinh nghiệm thực tế

Nên mua hay thuê máy photocopy cho văn phòng nhỏ là câu hỏi đội ngũ bên mình gặp gần như mỗi tuần. Từ kinh nghiệm triển khai cho nhiều văn phòng, chúng tôi nhận thấy phần lớn đơn vị in dưới khoảng 3.000 trang mỗi tháng sẽ lợi hơn khi thuê. Lý do khá đơn giản. Vốn ban đầu thấp hơn rất nhiều. Phần bảo trì cũng đã có đơn vị lo.

Mua chỉ thật sự hợp lý khi khối lượng in ổn định ở mức cao. Bạn cũng cần muốn làm chủ thiết bị trong nhiều năm, chấp nhận tự lo sửa chữa và vật tư. Phần bên dưới sẽ giúp bạn có bộ tiêu chí rõ ràng, cùng cách tự tính điểm hoà vốn phù hợp với đúng hoàn cảnh của mình.

Vì sao văn phòng nhỏ hay phân vân giữa mua và thuê?

Với văn phòng từ 5 đến 20 người, chiếc máy photocopy vừa là một khoản đầu tư, vừa là một khoản chi hàng tháng. Áp lực ngân sách ban đầu là điều có thật. Dòng tiền đều đặn sau đó lại là bài toán dài hơi. Nhiều chủ văn phòng chỉ nhìn một trong hai, nên quyết định hay lệch.

Nhu cầu in cũng không đứng yên. Có tháng bộ phận kế toán phải xử lý hồ sơ dày cộp. Có tháng chỉ in vài chục tờ biên bản họp. Sự dao động này khiến khó đoán con số trang in thực tế. Một người quản trị hành chính lâu năm từng chia sẻ với chúng tôi rằng họ luôn đoán cao hơn thực tế ít nhất một nửa.

Vì vậy, trước khi so số liệu, bạn nên hiểu đúng bản chất hai phương án. Mua nghĩa là bỏ tiền một lần và tự gánh phần còn lại. Thuê nghĩa là trả đều đặn, đổi lại sự linh hoạt và không phải lo vòng đời thiết bị.

So sánh mua và thuê theo từng tiêu chí

Khi đặt hai phương án cạnh nhau, đội ngũ thường nhìn vào vốn đầu tư, chi phí hàng tháng, bảo trì, khấu hao và khả năng nâng cấp. Mỗi tiêu chí kéo quyết định về một phía khác nhau. Vì thế đừng chỉ chọn theo một cột, vì rất dễ bỏ sót chi phí về sau.

Phần vốn ban đầu khá rõ ràng. Khi mua, bạn phải trả toàn bộ giá máy ngay từ đầu. Khi thuê, khoản chi lúc khởi đầu chủ yếu là phí thiết lập và lắp đặt, nhẹ hơn nhiều so với một lần chi lớn.

Chi phí hàng tháng thì khác hẳn. Với máy mua, mực, trống và cụm sấy đi cùng tiền điện và các khoản phát sinh mỗi lần hỏng. Với máy thuê, bạn thường trả một phí cố định cộng đơn giá theo trang in, nên dễ dự tính hơn.

Bảo trì và khấu hao là hai điểm hay bị bỏ qua nhất. Máy thuê thường đã có bảo trì nằm trong hợp đồng. Máy mua mất giá dần theo thời gian. Nếu không có hợp đồng bảo trì, mỗi lần báo lỗi bạn phải tự tìm người sửa, và giá sửa ngoài ý muốn thường không hề nhỏ.

Còn một rủi ro ít người nghĩ tới: máy hỏng đúng vào giữa tuần cuối của quý, khi hồ sơ cần in gấp. Máy mua phải chờ linh kiện và kỹ thuật viên, có thể khiến cả phòng ngưng việc vài ngày. Với máy thuê, đơn vị cho thuê thường có máy thay thế tạm thời, nên công việc không bị đứng lại.

Chi phí thật khi mua máy: những khoản hay bị bỏ sót

Giá máy chỉ là phần nổi của tảng băng. Từng có một văn phòng kế toán nhờ đội ngũ tư vấn. Khi lập ngân sách, họ chỉ tính đúng giá máy và nghĩ rằng đã tiết kiệm được. Sau hai năm sử dụng, tổng chi vật tư và sửa chữa đã vượt xa khoản họ tưởng sẽ tiết kiệm.

Vật tư tiêu hao là khoản chi đều đặn nhất. Mực in, trống và cụm sấy đều có tuổi thọ nhất định, tính theo số trang. Bạn nên ước lượng số trang mỗi tháng, nhân với chi phí vật tư trên mỗi trang để biết con số thực. Đừng lấy giá mực mua một lần rồi suy ra cả năm.

Bảo trì định kỳ cũng cần có kế hoạch rõ ràng. Nếu không có hợp đồng, chi phí sửa chữa phát sinh thường đến bất ngờ. Đã có trường hợp chỉ một lần thay linh kiện đã tốn bằng vài tháng tiền thuê máy, khiến chủ văn phòng hối hận vì đã không tính trước.

Đừng quên khấu hao và giá trị thanh lý. Một chiếc máy dùng năm năm có thể chỉ còn giá trị thấp khi bán lại. Phần chênh lệch đó chính là tiền bạn đã dùng hết dần theo thời gian sử dụng, và nên được đưa vào phép tính ngay từ đầu.

Khi thuê máy, đọc kỹ bảng giá và điều khoản

Phí thuê thường gồm hai phần. Phần đầu là phí cố định hằng tháng. Phần sau là đơn giá theo số trang, tách riêng đen trắng và màu. Đơn giá màu thường cao hơn đen trắng nhiều lần, nên ước lượng tỷ lệ in màu của văn phòng là việc cần làm đầu tiên.

Phí vượt định mức trang là khoản phát sinh hay gặp nhất. Phí vận chuyển khi lắp đặt và phí thu hồi khi kết thúc hợp đồng cũng cần hỏi rõ từ đầu. Đừng ngại yêu cầu bảng giá chi tiết bằng văn bản, vì những mục này thường nằm ở trang cuối hợp đồng.

Bạn có thể đối chiếu thêm với bảng báo giá thuê máy photocopy Konica Minolta chi tiết để biết các mục thường bị bỏ sót. Đọc kỹ trước khi ký luôn tiết kiệm hơn sửa sau khi đã phát sinh chi phí.

Quy mô văn phòng quyết định lựa chọn

Thay vì tranh luận chung chung, hãy nhìn vào khối lượng trang in mỗi tháng. Cách phân nhóm đơn giản này giúp khách hàng của đội ngũ nhanh chóng định hướng:

• Dưới 500 trang mỗi tháng: thuê gần như luôn có lợi thế rõ rệt.
• Từ 500 đến 2.000 trang mỗi tháng: cần tính điểm hoà vốn cụ thể.
• Trên 2.000 trang mỗi tháng: mua có thể hợp lý, nếu bạn chủ động được việc bảo trì.

Đội ngũ nhận thấy văn phòng nhỏ thường tự đánh giá khối lượng in cao hơn thực tế. Cảm giác bận rộn đôi khi khiến con số bị phóng đại. Vì vậy, hãy đếm số trang của ba tháng gần nhất trước khi quyết định, đừng dựa vào trí nhớ.

Tự tính điểm hoà vốn theo số trang in mỗi tháng

Điểm hoà vốn là mốc số trang mà tại đó chi phí mua và chi phí thuê bằng nhau trong cùng một khoảng thời gian. Đây chính là ngưỡng để bạn đổi quyết định, và cũng là công cụ đơn giản nhất để tránh cảm tính.

Cách tính khá đơn giản. Trước hết, cộng tổng chi phí mua trong thời gian sử dụng dự kiến, gồm giá máy, vật tư và bảo trì. Sau đó đặt con số này cạnh tổng phí thuê trong cùng kỳ. Phần chênh lệch chia cho đơn giá theo trang sẽ cho ra số trang hoà vốn.

Lấy một ví dụ giả định để dễ hình dung. Giả sử tổng chi phí mua trong ba năm cao hơn tổng phí thuê, nhưng đơn giá thuê theo trang lại đắt hơn đáng kể. Khi đó điểm hoà vốn sẽ nằm ở một con số trang cụ thể. Bạn chỉ cần thay báo giá thực tế của mình vào công thức là sẽ có kết quả rõ ràng để so sánh.

Mẹo chọn phương án theo tình huống thực tế

Văn phòng mới thành lập, chưa rõ khối lượng in, nên ưu tiên thuê để giữ sự linh hoạt. Khi đã đo được nhu cầu ổn định sau vài tháng, bạn mới có căn cứ để tính lại từ đầu.

Văn phòng đã hoạt động nhiều năm với khối lượng đều đặn có thể cân nhắc mua, miễn là đã tính đủ phần bảo trì và vật tư. Đây là hoàn cảnh mà việc sở hữu máy thường phát huy hiệu quả nhất.

Cũng có cách kết hợp khá êm đẹp: thuê một máy chính cho khối lượng lớn, đồng thời giữ một máy in nhỏ để xử lý việc lặt vặt. Cách này phù hợp với văn phòng có nhu cầu thay đổi theo mùa, như giai đoạn quyết toán cuối năm.

Sai lầm thường gặp khi quyết định mua hay thuê

Lỗi phổ biến nhất là chỉ nhìn giá máy và bỏ qua vật tư cùng bảo trì. Con số ban đầu trông rất rẻ, nhưng cộng dồn sau hai, ba năm thì khác hẳn. Đây là lỗi đội ngũ gặp nhiều nhất khi tư vấn.

Lỗi thứ hai là ký hợp đồng thuê dài hạn khi nhu cầu chưa ổn định. Khi đó bạn có thể trả phí cho một khối lượng không bao giờ đạt tới. Hợp đồng ngắn hơn đôi khi đắt hơn một chút, nhưng đổi lại là sự an toàn khi kế hoạch thay đổi.

Lỗi thứ ba là ước lượng trang in quá cao hoặc quá thấp. Sai lệch theo cả hai chiều đều khiến quyết định xa rời thực tế. Nên đo, đừng đoán.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng 10 người nên mua hay thuê máy photocopy?

Với đa số văn phòng 10 người, thuê thường là lựa chọn an toàn hơn. Số trang in thường chưa đủ lớn để việc mua nhanh chóng hoàn vốn, trừ khi mỗi ngày bạn in rất nhiều tài liệu.

Thuê máy có rẻ hơn mua về lâu dài không?

Không có câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Thuê rẻ hơn khi khối lượng thấp và không ổn định. Mua có thể rẻ hơn khi khối lượng cao, đều đặn và bạn tự lo được bảo trì.

Có thể chuyển từ thuê sang mua giữa chừng không?

Nhiều đơn vị cho thuê có chính sách chuyển đổi hoặc mua lại máy đang thuê. Hãy hỏi rõ điều này trước khi ký, vì điều kiện mỗi nơi một khác.

Nên tính chi phí theo trang đen trắng hay màu?

Hãy tính riêng từng loại. Đơn giá màu cao hơn đáng kể, nên nếu văn phòng in màu nhiều, con số màu sẽ chi phối toàn bộ phép tính.

Khi nào nên xem lại quyết định sau một năm sử dụng?

Sau một năm, hãy đối chiếu số trang thực tế với điểm hoà vốn đã tính. Nếu khối lượng khác hẳn dự kiến, đó là lúc đáng xem lại phương án, dù hợp đồng vẫn còn hiệu lực.

Tóm lại, đừng chọn theo cảm tính hay theo giá máy nhìn thấy đầu tiên. Hãy đếm số trang thực tế trong ba tháng, tính điểm hoà vốn, rồi chọn phương án có con số đứng về phía bạn. Nếu còn băn khoăn, bắt đầu bằng thuê ngắn hạn là cách an toàn để văn phòng hiểu rõ nhu cầu của chính mình.

Tham khảo thêm: thuê máy photocopy giá rẻ có đáng tin không?, cách vệ sinh máy photocopy tại văn phòng đúng cách và hướng dẫn tối ưu nội dung SEO từ Yoast để hiểu thêm về cách chuẩn hoá bài viết.