Cách Vệ Sinh Máy Photocopy Tại Văn Phòng Đúng Cách: Hướng Dẫn Từng Bước

Máy photocopy in mờ, bụi mực bám đầy mà nhân viên vẫn chưa biết tự vệ sinh sao cho đúng

Cách vệ sinh máy photocopy tại văn phòng đúng cách thực ra không khó. Tuy nhiên, nhiều nơi vẫn để máy bám bụi cả tháng mới lau một lần. Tôi làm kỹ thuật máy photocopy hơn mười hai năm. Trong suốt thời gian đó, tôi chứng kiến không ít máy in mờ, kẹt giấy liên tục chỉ vì thiếu vệ sinh cơ bản hằng ngày.

Vệ sinh hằng ngày là việc nhân viên văn phòng hoàn toàn có thể tự làm. Việc này khác hẳn bảo trì chuyên sâu, vốn cần kỹ thuật viên có đồ nghề chuyên dụng. Bài này tôi hướng dẫn từng bước cơ bản, an toàn, không cần tháo mở các bộ phận bên trong máy.

Bước 1: Tắt máy và rút nguồn trước khi vệ sinh

Trước khi lau chùi bất kỳ bộ phận nào, luôn tắt máy và rút phích cắm ra khỏi ổ điện. Máy photocopy có nhiều bộ phận chuyển động và mạch điện gần bề mặt. Vì vậy, tránh rủi ro điện giật hoặc kẹt tay vào bộ phận đang hoạt động luôn là ưu tiên số một.

Nếu máy vừa in một lô lớn trước đó, nên chờ máy nguội hẳn rồi mới bắt đầu. Cụm sấy bên trong máy có thể đạt nhiệt độ khá cao trong lúc vận hành. Nếu chạm vào lúc còn nóng, bạn dễ bị bỏng tay dù chỉ là vô tình.

Bước 2: Lau sạch bề mặt ngoài và mặt kính scan

Với bề mặt ngoài máy, dùng khăn mềm hơi ẩm là đủ. Tránh dùng khăn quá ướt hoặc hóa chất tẩy mạnh. Nước đọng lại có thể len vào khe hở và ảnh hưởng tới mạch điện bên trong theo thời gian.

Mặt kính scan cần được lau riêng, bằng khăn microfiber khô hoặc hơi ẩm nhẹ. Hiểu đơn giản, đây là tấm kính nơi đặt tài liệu để máy quét hình ảnh. Chỉ một vết bẩn nhỏ trên kính cũng đủ khiến bản scan hoặc bản copy xuất hiện vệt mờ, vệt sọc lạ dọc theo trang giấy.

Bước 3: Vệ sinh khay giấy và đường dẫn giấy

Lấy hết giấy ra khỏi khay trước khi lau. Sau đó, làm sạch bụi giấy tích tụ ở đáy khay và các cạnh dẫn hướng hai bên. Bụi giấy mịn thường bám lâu ngày ở góc khay mà mắt thường ít để ý. Đây lại là nguyên nhân tương đối phổ biến gây kẹt giấy vặt.

Bên cạnh khay giấy, cũng nên kiểm tra đường dẫn giấy ở phần bên ngoài. Xem có mảnh giấy vụn còn sót lại từ lần kẹt giấy trước đó không. Một mảnh giấy nhỏ bị bỏ quên hoàn toàn có thể gây kẹt giấy lặp lại. Vị trí kẹt thường tái diễn đúng ở chỗ cũ trong lần in kế tiếp.

Bước 4: Lau khu vực nắp đậy và cửa nạp giấy tự động (ADF nếu có)

Khu vực bản lề nắp đậy là nơi bụi giấy và bụi mực rất dễ tích tụ theo thời gian sử dụng. Lau định kỳ khu vực này giúp nắp đóng khít hơn. Nhờ đó, tránh được tình trạng nắp hở nhẹ làm ảnh hưởng tới chất lượng bản scan.

Với máy có bộ nạp giấy tự động hai mặt (gọi tắt là ADF), bạn nên lau nhẹ con lăn nạp giấy bằng khăn khô. Con lăn này chịu trách nhiệm kéo từng tờ giấy vào máy. Nếu bám bụi lâu ngày, con lăn sẽ giảm độ ma sát. Giấy khi đó dễ bị trượt hoặc nạp lệch lúc in nhiều tờ liên tục.

Bước 5: Kiểm tra và lau sạch khu vực xung quanh hộp mực

Với khu vực hộp mực, tôi chỉ khuyên lau phần bụi mực rơi vãi bên ngoài. Tuyệt đối không tự ý tháo hộp mực ra nếu chưa có hướng dẫn cụ thể từ nhà sản xuất. Cấu tạo bên trong tương đối phức tạp, tháo sai cách dễ làm đổ mực hoặc hỏng khớp nối.

Nếu thấy bụi mực rơi ra nhiều bất thường, đây có thể là dấu hiệu của trục trặc bên trong. Khi đó, cần kỹ thuật viên kiểm tra sâu hơn thay vì tự xử lý tiếp. Với những xưởng in có nhu cầu tương tự về bảo trì thiết bị định kỳ, có thể tham khảo thêm thông tin liên quan như air-et-ocean-formation.com. Việc lập lịch kiểm tra thiết bị đều đặn cũng là nguyên tắc chung nên áp dụng.

Tần suất vệ sinh cơ bản nên áp dụng cho văn phòng in ấn thường xuyên

• Lau bề mặt ngoài, mặt kính scan: Hằng ngày hoặc cách ngày.
• Vệ sinh khay giấy, đường dẫn giấy: 1-2 lần mỗi tuần.
• Kiểm tra khu vực hộp mực, con lăn ADF: Định kỳ theo khuyến nghị nhà sản xuất hoặc khi thấy bất thường.

Danh sách trên mang tính tham khảo về tần suất chung. Mức độ cụ thể còn tùy vào khối lượng in ấn thực tế của từng văn phòng. Văn phòng in vài trăm trang mỗi ngày chắc chắn cần vệ sinh thường xuyên hơn so với văn phòng chỉ in vài chục trang.

Những việc không nên tự làm khi vệ sinh máy photocopy tại văn phòng

Có ba việc tôi luôn nhắc nhân viên văn phòng tránh làm khi tự vệ sinh máy.

• Không tự tháo các bộ phận bên trong như trống, cụm sấy nếu chưa được hướng dẫn cụ thể. Đây đều là linh kiện có giá trị không nhỏ và dễ hỏng nếu lắp sai vị trí.
• Tuyệt đối không dùng nước xịt trực tiếp lên máy hoặc để nước gần khu vực bo mạch điện tử.
• Không dùng vật cứng hay sắc để cạy bụi mực hoặc giấy kẹt, vì thao tác này rất dễ làm xước hoặc nứt vỡ các bộ phận nhựa bên trong máy.

Khi nào nên gọi kỹ thuật viên thay vì tiếp tục tự vệ sinh

Nếu đã vệ sinh cơ bản đúng cách như các bước trên mà máy vẫn in mờ, kẹt giấy liên tục hoặc báo lỗi bất thường trên màn hình, bạn nên dừng lại. Lúc này, hãy gọi kỹ thuật viên thay vì cố tự xử lý thêm. Một số mã lỗi phổ biến sau vệ sinh vẫn còn tái diễn. Bạn có thể đối chiếu thêm với bài xử lý 6 lỗi máy photocopy thường gặp tại văn phòng trước khi quyết định gọi kỹ thuật viên.

Việc bảo trì chuyên sâu như vệ sinh trống, thay linh kiện nội bộ cần kỹ thuật viên có đúng chuyên môn mới xử lý được. Bạn có thể xem thêm bài chọn, dùng và bảo trì máy photocopy đúng cách cho văn phòng. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn ranh giới giữa việc tự làm được và việc cần đến chuyên môn kỹ thuật viên.

Sai lầm thường gặp khi nhân viên tự vệ sinh máy photocopy tại văn phòng

Ba sai lầm tôi gặp nhiều nhất khi đi hỗ trợ các văn phòng là:

• Dùng khăn quá ướt lau gần khu vực có mạch điện, tiềm ẩn rủi ro chập cháy.
• Vệ sinh không thường xuyên, để bụi tích tụ lâu ngày mới lau một lần, khiến hiệu quả vệ sinh kém hơn nhiều so với việc lau đều đặn.
• Tự ý tháo hộp mực khi chưa quen thao tác, làm đổ mực ra ngoài gây bẩn cả khu vực xung quanh máy.

Mực photocopy không dễ lau sạch hoàn toàn một khi đã dính vào thảm hay bàn làm việc, nên phòng tránh vẫn tốt hơn xử lý sau.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng cồn để lau mặt kính scan máy photocopy không?

Không nên dùng cồn nồng độ cao vì dễ làm mờ lớp phủ chống trầy trên kính. Khăn microfiber hơi ẩm bằng nước sạch là đủ để lau mặt kính hằng ngày.

Vệ sinh máy photocopy hằng ngày có làm giảm tuổi thọ linh kiện không?

Ngược lại, vệ sinh đúng cách và đều đặn còn giúp kéo dài tuổi thọ linh kiện. Bụi tích tụ lâu ngày mới là nguyên nhân khiến máy nhanh xuống cấp hơn.

Ai trong văn phòng nên phụ trách việc vệ sinh máy photocopy định kỳ?

Có thể phân công theo ca hoặc theo tuần cho nhân viên gần khu vực đặt máy nhất. Một số văn phòng cũng để đội tạp vụ công ty đảm nhận phần lau bề mặt ngoài, xem đây là việc vệ sinh máy photocopy cho đội tạp vụ công ty. Phần chuyên sâu hơn vẫn nên do người quen thao tác với máy phụ trách.

Máy thuê và máy công ty tự mua có khác nhau về trách nhiệm vệ sinh không?

Về cơ bản, vệ sinh hằng ngày vẫn là trách nhiệm của bên đang sử dụng máy dù là máy thuê hay máy tự mua. Riêng phần bảo trì chuyên sâu, máy thuê thường đã có điều khoản hỗ trợ kỹ thuật đi kèm trong hợp đồng.