Top 5 điều cần biết về văn phòng số cho doanh nghiệp sản xuất

Nhiều chủ xưởng nghe tới Top 5 điều cần biết về văn phòng số là nghĩ ngay tới một bộ phần mềm đắt đỏ và rối rắm. Chúng tôi hiểu vì sao họ e dè. Nhưng ở những nhà máy vừa và nhỏ mà đội ngũ bên mình từng đồng hành, chuyện thường đơn giản hơn nhiều. Nói ngắn gọn, văn phòng số là đưa hồ sơ, quy trình và chứng từ từ giấy sang dữ liệu số. Khi cần, bạn tìm lại trong vài giây thay vì vài tiếng. Một xưởng cơ khí ở Bắc Ninh từng kể với chúng tôi rằng họ mất gần hai ngày chỉ để lục lại một phiếu nhập kho của năm ngoái. Bài này viết cho người làm hành chính, kế toán và thủ kho, những người đang gánh phần giấy tờ mỗi ngày.

Điều đầu tiên chúng tôi hay nói với khách là văn phòng số không thay thế hoàn toàn giấy tờ. Hợp đồng ký tay và biên bản nghiệm thu vẫn cần bản giấy có chữ ký. Việc cần làm là đi kèm mỗi bản giấy một bản số, và người cần tìm phải lấy ra được ngay.

Điều 1: Bắt đầu với chứng từ phát sinh nhiều nhất

Hãy chọn những chứng từ xuất hiện đều đặn mỗi ngày và ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền, như đơn hàng, phiếu nhập xuất và hóa đơn đầu vào. Đội ngũ bên mình đã thấy không ít đơn vị thử làm cả ba phòng ban cùng lúc. Kết quả là không phòng nào xong, còn nhân viên thì rối. Làm từng nhóm nhỏ thì sau vài tuần bạn đã thấy kết quả rõ ràng.

Cách này hợp với doanh nghiệp sản xuất, nơi mỗi phòng thường giữ một kiểu sổ riêng. Chi phí thực tế giữa các đơn vị chênh nhau khá nhiều, tùy số người, số máy và cách làm việc hiện tại. Vì vậy đừng tin con số chung nào bạn đọc được trên mạng. Hãy tự đo trên chính quy trình của mình, ghi lại thời gian từng bước để có căn cứ so sánh về sau.

Điều 2: Máy in, scan và photocopy vẫn là mắt xích quan trọng

Nhiều người nghĩ số hóa đồng nghĩa với việc bỏ hẳn máy in. Thực tế thì ngược lại. Một thiết bị đa chức năng có khả năng scan và đẩy thẳng file vào thư mục chung là cách nhanh nhất để đưa hồ sơ giấy vào hệ thống. Hồ sơ thầu, bản vẽ kỹ thuật và chứng từ nhà cung cấp thường còn nằm dạng giấy, nên đây là chỗ đáng đầu tư trước.

Bạn cũng cần phân biệt máy in công nghiệp khổ lớn với máy văn phòng. Hai loại khác nhau khá xa về chi phí lẫn khả năng kết nối. Đừng mua theo cảm tính. Hãy hỏi nhà cung cấp trước: máy có đẩy được file về đúng thư mục đang dùng không, xuất được PDF có thể tìm kiếm không, và khổ giấy có đủ cho bản vẽ của bạn không. Đội ngũ thường kiểm tra khổ giấy đầu tiên, vì nhiều xưởng mua máy xong mới phát hiện không in được bản vẽ A0. Nếu muốn tìm hiểu cách thiết lập scan trên dòng máy đa chức năng, bạn có thể xem thêm hướng dẫn cài đặt scan máy photocopy Konica để đối chiếu với nhu cầu thực tế.

Điều 3: Phân quyền và bảo mật hồ sơ kỹ thuật

Bản vẽ và thông tin nhân sự là loại tài liệu không nên để ai cũng xem được. Phân quyền theo phòng ban là bước đầu, kèm tính năng lưu vết để biết ai đã mở hay in tài liệu nào. Với một xưởng khoảng 50 người, bên mình thường chia ba nhóm quyền: xem, sửa và duyệt.

Phần mềm chỉ giải quyết được một nửa vấn đề. Nửa còn lại nằm ở quy trình: ai được cấp quyền, ai có quyền duyệt, và khi nhân viên nghỉ việc thì ai thu hồi truy cập. Đội ngũ từng gặp trường hợp tài khoản của người đã nghỉ vẫn hoạt động gần một năm, mà không ai nhận ra cho tới khi có sự cố. Đó là lỗi quy trình, không phải lỗi công nghệ.

Điều 4: Lưu trữ và sao lưu có kế hoạch

Trước khi chọn nơi lưu trữ, hãy đặt quy tắc đặt tên tệp và cấu trúc thư mục. Bỏ qua bước này thì tài liệu có được số hóa đi nữa cũng thành một đống hỗn độn, và việc tìm kiếm còn khó hơn lúc còn giấy.

Có ba lựa chọn phổ biến: lưu trên máy cá nhân, lưu trên ổ mạng nội bộ, hoặc dùng dịch vụ đám mây. Máy cá nhân rất dễ mất dữ liệu khi ổ cứng hỏng. Ổ mạng nội bộ cần người quản trị đủ kinh nghiệm. Đám mây thì tiện nhưng phụ thuộc băng thông và chi phí theo dung lượng, nên hãy đo lượng dữ liệu thực tế trong một tháng rồi mới quyết định.

Điều 5: Đào tạo nhân viên và đo lường hiệu quả

Phần khó nhất thường không phải công nghệ mà là thói quen. Những người làm việc trên giấy nhiều năm cần thêm thời gian để thích nghi. Đừng kỳ vọng hiệu quả ngay tháng đầu, vì như vậy chỉ khiến cả đội chán nản.

Để biết mình có tiến bộ hay không, hãy theo dõi vài chỉ số đơn giản. Thời gian tìm một hồ sơ là chỉ số dễ đo nhất. Ngoài ra là số bước phê duyệt của một đơn và số tài liệu vẫn được in ra mỗi tuần. Ghi các con số này ngay từ đầu, bạn sẽ có căn cứ rõ ràng khi cần giải trình với ban lãnh đạo.

Những lỗi hay gặp khi triển khai

Qua nhiều lần làm việc với khách hàng, đội ngũ bên mình thấy ba lỗi lặp lại. Thứ nhất là mua phần mềm trước khi chuẩn hóa quy trình, rồi phải làm lại gần như từ đầu. Thứ hai là số hóa tài liệu nhưng không có quy tắc đặt tên. Thứ ba là bỏ qua bảo trì máy in và scan, làm gián đoạn luồng số hóa đúng lúc đang cần nhất. Điểm chung là cả ba đều bắt nguồn từ sự vội vàng, chứ không phải thiếu thiết bị hay ngân sách.

Lộ trình gợi ý cho nhà máy

Bắt đầu bằng việc kiểm kê hồ sơ và thiết bị đang có. Sau đó chọn một quy trình thí điểm, thường là phiếu nhập kho hoặc hóa đơn đầu vào. Khi đã có số liệu từ thí điểm, bạn mới mở rộng sang các phòng ban khác. Làm chậm mà chắc thường tiết kiệm hơn làm nhanh rồi phải sửa lại. Nếu chưa muốn đầu tư mua đứt thiết bị, bạn cũng có thể xem cẩm nang thuê máy văn phòng để so sánh chi phí thực tế và các điều khoản hợp đồng cần đọc kỹ.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng số có bắt buộc phải dùng đám mây không?

Không bắt buộc. Nhiều xưởng nhỏ chỉ cần một ổ mạng nội bộ có sao lưu định kỳ là đủ. Đám mây hợp lý hơn khi nhiều chi nhánh cần truy cập cùng lúc.

Nhà máy nhỏ nên bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ loại chứng từ có tần suất cao nhất, như phiếu nhập xuất. Đừng cố làm cả công ty trong một tháng.

Chi phí triển khai thường gồm những khoản nào?

Thường là thiết bị scan hoặc máy đa chức năng, phần mềm hoặc dịch vụ lưu trữ, chi phí đào tạo và thời gian nhân sự bỏ ra. Con số cụ thể phụ thuộc quy mô, nên bạn cần tự khảo sát.

Làm sao biết văn phòng số đang hiệu quả?

Nhìn vào thời gian tìm hồ sơ và số tài liệu còn in ra mỗi tuần. Nếu hai con số này giảm đều qua các tháng, bạn đang đi đúng hướng.

Nếu bạn đang ở bước đầu tiên, hãy chọn một quy trình nhỏ, đo kết quả trong vài tuần rồi mới quyết định làm tiếp. Hy vọng những kinh nghiệm trên giúp bạn bớt vài vòng thử sai không cần thiết.