Click Charge Máy Photocopy Là Gì? Cách Tính Phí Theo Bản In

Chúng tôi gặp khá nhiều khách hàng nhìn hóa đơn cuối tháng rồi thở dài. Con số cao hơn hẳn những gì họ đã dự tính. Khi ngồi lật lại hợp đồng, phần lớn đều có chung một nguyên nhân nằm ở phần click charge. Nói ngắn gọn, đây là cách tính phí dựa trên số lần máy đưa giấy ra sau khi in. Mỗi bản in là một click. Nghe thì đơn giản, nhưng muốn kiểm soát khoản này thì cần hiểu kỹ hơn một chút.

Click charge máy photocopy là gì?

Thay vì trả một khoản cố định mỗi tháng, bên cho thuê sẽ đếm số bản in thực tế rồi nhân với đơn giá đã thỏa thuận. Mỗi bản in đều được ghi nhận là một click, dù đen trắng hay màu. Cách này khá công bằng với văn phòng có lượng in không đều. Tháng ít thì trả ít, tháng nhiều thì trả nhiều.

Tuy vậy, nó cũng dễ gây bất ngờ nếu không ai theo dõi số đếm. Chúng tôi từng thấy một phòng hành chính nhận hóa đơn gấp đôi dự kiến, chỉ vì không ai ghi lại số đếm đầu kỳ. Khi cần đối chiếu, họ không còn căn cứ nào để nói chuyện với nhà cung cấp.

Có một điểm nhiều người hay nhầm: click charge hiếm khi đứng một mình. Hợp đồng có thể kèm phí thuê máy, phí bảo trì, hoặc mức phí tối thiểu hàng tháng. Khi nghe báo giá theo click, bạn nên hỏi lại tổng chi phí cuối cùng gồm những khoản nào. Chúng tôi thường nhắc khách hàng điều này trước tiên. Đơn giá thấp đôi khi chỉ là cách trình bày hấp dẫn của một hợp đồng có phí nền khá cao.

Vì sao doanh nghiệp sản xuất hay bị phát sinh phí?

Chúng tôi từng làm việc với một nhà máy in phiếu kho. Họ ước tính khoảng 800 bản mỗi tháng. Khi đối chiếu số đếm, con số thật gần 2.000 bản. Không ai cố tình in nhiều. Phiếu nhập kho sai dữ liệu phải in lại. Một số người in hai mặt mà không biết mỗi mặt được tính thành một click riêng. Chỉ đến khi nhìn vào hóa đơn, cả phòng mới giật mình.

Chuyện này đáng lo hơn vẻ ngoài của nó. Máy vẫn chạy đều, không báo lỗi gì, nên chi phí cứ thế đội lên. Không có đầu mối nào chịu trách nhiệm kiểm soát. Với một xưởng sản xuất, mỗi khoản lẻ có thể không đáng kể. Nhưng cộng dồn cả năm thì con số rất lớn.

Bộ đếm click hoạt động ra sao?

Trong máy có một bộ đếm gắn với bo mạch, ghi nhận mỗi lần giấy đi qua khu vực in. Số đếm này là căn cứ để nhà cung cấp lập hóa đơn, nên đây là con số quan trọng nhất khi cần đối chiếu. Bạn nên chụp lại hoặc ghi lại số đếm vào ngày đầu và cuối kỳ. Đừng chỉ tin vào báo cáo do bên kia gửi.

Đơn giá thường được tách riêng cho in đen trắng và in màu. Lý do khá rõ: mực màu và trống màu hao mòn nhanh hơn nhiều. In hai mặt cũng là điểm dễ bị hiểu lầm. Nhiều nơi tính thành hai click, tức một tờ in hai mặt có thể tốn gấp đôi một tờ in một mặt. Hãy hỏi rõ điều này trước khi ký.

Công thức tính chi phí click charge

Công thức tổng quát khá đơn giản. Tổng phí bằng số click đen trắng nhân đơn giá đen trắng, cộng số click màu nhân đơn giá màu, rồi cộng thêm phí cố định nếu có. Chúng tôi thường viết ra giấy đúng như vậy để khách hàng dễ hình dung.

Lấy một ví dụ cụ thể. Giả sử đơn giá đen trắng là 300 đồng mỗi click, đơn giá màu 2.000 đồng mỗi click, và phí cố định hàng tháng 500.000 đồng. Một văn phòng in 3.000 click đen trắng và 400 click màu sẽ trả khoảng 900.000 đồng cho phần đen trắng. Phần màu tốn 800.000 đồng. Cộng thêm 500.000 đồng phí cố định, tổng gần 2,2 triệu.

Các mức giá này chỉ để minh họa. Thực tế, mỗi nơi báo giá khác nhau tùy khổ giấy và dòng máy. Muốn tự kiểm tra thì rất đơn giản: lấy số đếm cuối kỳ trừ số đếm đầu kỳ, nhân với đơn giá, rồi so với hóa đơn. Nếu lệch, bạn đã có sẵn câu hỏi để gửi nhà cung cấp.

Click charge hay thuê bao cố định?

Thuê bao cố định là một khoản đều đặn mỗi tháng, thường đi kèm một ngưỡng bản in. Click charge thì không có khoản đều đó, bạn chỉ trả theo sản lượng. Hãy thử xét trường hợp thuê bao 1,8 triệu đồng mỗi tháng cho 6.000 bản, còn click đen trắng 300 đồng mỗi bản.

Với khoảng 1.000 bản mỗi tháng, click charge chỉ tốn khoảng 300.000 đồng, rẻ hơn thuê bao nhiều. Ở mức 5.000 bản, hai phương án gần như ngang nhau, click charge vẫn nhỉnh hơn một chút. Khi sản lượng lên khoảng 15.000 bản, click charge đội lên khoảng 4,5 triệu đồng. Lúc này thuê bao có lợi hơn rõ rệt. Điểm hòa vốn trong ví dụ này nằm quanh 6.000 bản.

Đừng chỉ nhìn mức trung bình. Sản lượng thường tăng vào mùa báo cáo, mùa tuyển sinh hay cuối năm. Hãy tính theo tháng cao điểm, không chỉ theo con số trung bình. Nếu bạn đang cân nhắc thuê máy thay vì mua, cách tính đủ chi phí thật khi thuê máy photocopy là tài liệu nên đọc song song, để không bỏ sót khoản nào.

Những yếu tố làm đơn giá click thay đổi

Khổ giấy là yếu tố đầu tiên cần để ý. In A3 thường có đơn giá cao hơn A4 vì tốn mực và giấy hơn. Tốc độ máy cũng tác động. Máy công nghiệp chạy nhanh thường có mức giá khác hẳn máy văn phòng. Yếu tố thứ ba là gói dịch vụ. Có gói đã bao gồm mực, trống và vật tư, có gói chỉ tính riêng phí in. Hai loại này không thể đem so trực tiếp chỉ bằng đơn giá.

Nhiều đơn vị sẵn sàng chiết khấu nếu bạn cam kết một sản lượng tối thiểu. Nhưng đừng ký cam kết khi chưa biết sản lượng thật của mình. Hãy xem lại số liệu ba đến sáu tháng gần nhất trước khi đàm phán. Đây là bước chúng tôi khuyên làm đầu tiên, vì nó quyết định bạn đang trả đúng hay trả thừa.

Những sai lầm hay gặp khi đọc báo giá

Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn đơn giá mà bỏ qua phí tối thiểu hàng tháng. Một đơn giá rất thấp có thể đi kèm mức tối thiểu cao. Nghĩa là bạn vẫn phải trả đủ dù in ít. Sai lầm thứ hai là không hỏi cách tính in hai mặt, in thử hay bản in lỗi. Có nơi tính cả bản lỗi, có nơi không. Chênh lệch này có thể làm hóa đơn thay đổi đáng kể.

Sai lầm thứ ba là không yêu cầu biên bản đếm định kỳ có xác nhận của hai bên. Thiếu biên bản, bạn sẽ không có căn cứ khi cần tranh luận về một con số trên hóa đơn.

Theo dõi click thế nào để tránh phát sinh

Cách đơn giản nhất là lập một bảng ghi số đếm mỗi tuần, rồi so với báo cáo của nhà cung cấp. Khi hai con số lệch nhau, bạn phát hiện sớm. Không phải đợi đến cuối tháng mới giật mình. Việc này chỉ mất vài phút mỗi tuần, nhưng hiệu quả hơn nhiều so với rà soát hóa đơn một lần khi đã quá muộn.

Đặt hạn mức in theo phòng ban hoặc theo ca sản xuất cũng giúp kiểm soát tốt. Khi mỗi bộ phận biết mình được in bao nhiêu, họ thường cân nhắc kỹ hơn trước khi bấm nút. Một số máy hỗ trợ cài mã người dùng để theo dõi từng người, nên hãy hỏi nhà cung cấp về tính năng này khi chọn máy. Nếu cần tìm hiểu các dòng máy phù hợp với khối lượng in lớn, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu máy photocopy Konica đang được nhiều đơn vị sử dụng.

Cuối cùng, nên đặt cảnh báo khi số click chạm ngưỡng dự kiến. Một thông báo khi đạt khoảng 80% hạn mức là đủ để bạn kịp điều chỉnh thói quen in ấn. Đây là biện pháp rẻ nhất mà hiệu quả nhất để giữ hóa đơn trong tầm kiểm soát.

Câu hỏi thường gặp

Click charge có bao gồm phí bảo trì và thay linh kiện không?

Tùy hợp đồng. Có gói bao gồm bảo trì và thay linh kiện hao mòn. Cũng có gói chỉ tính phí in, còn bảo trì tách riêng. Bạn nên yêu cầu liệt kê từng khoản trong báo giá. Đồng thời hỏi thẳng xem trống, bộ sấy hay con lăn có nằm trong gói không.

In lỗi hoặc in thử có bị tính click không?

Thường là có, vì máy đếm mọi lần giấy đi ra. Một số đơn vị có điều khoản miễn trừ khi lỗi do kỹ thuật của máy. Lỗi do thao tác người dùng thì vẫn tính. Hãy ghi rõ điều này vào hợp đồng để tránh tranh cãi về sau.

Nên chọn click charge hay thuê bao khi mới bắt đầu?

Nếu chưa biết sản lượng thật, bạn nên dùng click charge trong vài tháng đầu để đo lường. Khi đã có số liệu ổn định, hãy tính điểm hòa vốn. Nếu lượng in đều đặn và lớn, quyết định chuyển sang thuê bao sẽ hợp lý hơn.

Làm sao biết đơn giá click đã hợp lý?

Hãy xin báo giá từ ít nhất hai đến ba đơn vị, cùng khổ giấy, cùng dòng máy và cùng gói dịch vụ. Chuẩn hóa các khoản cho giống nhau rồi mới so sánh. Nếu một báo giá thấp bất thường, hỏi kỹ xem khoản nào đang được tính ở chỗ khác.

Click charge không hề xấu, nhưng nó đòi hỏi bạn biết mình in bao nhiêu và in như thế nào. Hãy bắt đầu bằng việc ghi số đếm đều đặn, và hóa đơn sẽ dễ đoán hơn rất nhiều.