Bảo Trì Máy Photocopy Bao Lâu Một Lần Là Hợp Lý?

Bảo trì máy photocopy định kỳ bao lâu một lần là đủ?

Bảo trì máy photocopy định kỳ bao lâu một lần là thắc mắc đội ngũ chúng tôi gặp thường xuyên, nhất là với những khách vừa mua hoặc vừa thuê máy về. Chu kỳ không có một con số cố định cho mọi nơi. Nó phụ thuộc gần như hoàn toàn vào lượng bản in mỗi tháng.

Máy in ít thì có thể giãn lịch. Máy in nhiều thì không nên chủ quan. Trục sấy, trống và con lăn quay liên tục, mòn nhanh hơn người dùng tưởng. Nếu bỏ mặc, chúng kéo theo lỗi bản in và kẹt giấy đúng lúc văn phòng đang gấp việc nhất.

Theo kinh nghiệm của kỹ thuật viên bên tôi, máy dưới 3.000 bản mỗi tháng thường phù hợp với bảo trì 3 đến 4 tháng một lần. Từ 3.000 đến 10.000 bản, nên làm 1 đến 2 tháng một lần. Trên 10.000 bản, bạn cần lịch hàng tháng kèm kiểm tra nhanh mỗi tuần.

Đây chỉ là mốc tham khảo. Khuyến nghị của hãng và tình trạng thực tế của máy mới là căn cứ cuối cùng. Một chiếc đã dùng vài năm thường cần kiểm tra sớm hơn hẳn so với máy mới.

Vì sao cùng một dòng máy mà lịch bảo trì lại khác nhau?

Bảo trì chủ yếu để chăm các bộ phận chịu mòn: trống, cụm sấy, con lăn và bộ nạp giấy. Số bản in càng nhiều, chúng quay càng nhiều vòng. Đội ngũ chúng tôi từng gặp hai văn phòng cùng một model. Bên thứ nhất in khoảng 2.000 bản mỗi tháng, bên thứ hai gần 9.000 bản. Sau một năm, bên thứ hai đã phải thay con lăn sấy, còn bên kia vẫn chạy ổn định.

Môi trường đặt máy cũng quan trọng không kém. Kho giấy hay xưởng nhiều bụi khiến bụi giấy bám vào đường dẫn và cảm biến. Lúc đó bạn phải vệ sinh dày hơn, không thể giữ lịch như một văn phòng sạch có điều hòa.

Loại giấy và độ phủ mực của bản in cũng tác động rõ rệt. Giấy định lượng cao, giấy tái chế nhiều xơ, hay các trang in phủ kín màu đều làm máy hao nhanh hơn bản chữ thông thường. Nếu công ty bạn hay in tài liệu có hình ảnh, hãy tính yếu tố này khi đặt lịch.

Bảng tần suất bảo trì theo lượng bản in

Các con số chi phí chỉ là mặt bằng thị trường tại thời điểm viết bài. Chúng thay đổi theo dòng máy và khu vực, nên hãy xem đây là mức để hình dung, không phải báo giá chính thức.

Mỗi lần bảo trì thường làm những gì?

Kỹ thuật viên thường bắt đầu bằng việc thổi và lau bụi giấy ở các con lăn sấy. Bụi tích tụ là nguyên nhân hàng đầu gây vệt đen và kẹt giấy. Đường dẫn giấy cũng phải lau sạch để tờ giấy đi thẳng, không lệch khi cuốn qua trục.

Sau đó là kiểm tra trống, cụm sấy và các cảm biến. Những bộ phận này không nhìn thấy bằng mắt thường. Một cảm biến bẩn có thể khiến máy báo lỗi giả, và người dùng dễ nghĩ máy hỏng nặng trong khi chỉ cần lau sạch là xong.

Bước cuối là hiệu chỉnh chất lượng bản in: căn lề, độ đậm nhạt, độ đều màu. Việc này trông nhỏ nhưng quyết định bản in sắc nét hay mờ nhòe.

Dấu hiệu máy cần bảo trì sớm hơn lịch

Lịch chỉ là lịch. Máy thường tự báo trước. Nếu bản in bắt đầu mờ, xuất hiện vệt dọc hay đốm mực lặp lại, đừng chờ đến kỳ sau. Đó thường là dấu hiệu trống hoặc đường dẫn đang bẩn. Bạn có thể đọc thêm bài Máy photocopy in ra bị mờ chữ: phân biệt lỗi do trống, mực hay cảm biến để hiểu từng nguyên nhân.

Kẹt giấy liên tục, tiếng kêu lạ khi chạy hay máy nóng nhanh hơn bình thường cũng là tín hiệu cần kiểm tra. Reset nhiều lần chỉ che triệu chứng mà không sửa được gốc rễ. Gặp tình trạng này, bạn nên xem thêm cách xử lý máy photocopy bị kẹt giấy liên tục.

Bảo trì quá dày hay bỏ quên lịch đều có hại

Nhiều người nghĩ bảo trì càng dày càng tốt. Thực tế không hẳn vậy. Bảo trì quá dày tốn nhân công và linh kiện mà máy không khỏe hơn đáng kể. Nó còn buộc bạn dừng máy nhiều lần, làm gián đoạn công việc hằng ngày.

Bỏ quên lịch thì nguy hiểm hơn nhiều. Một linh kiện đã mòn nhưng không được thay có thể kéo theo hỏng cả cụm. Khi đó chi phí sửa thường đắt gấp nhiều lần so với một lần bảo trì đúng hẹn, và máy phải nghỉ dài ngày.

Cách lập lịch bảo trì cho văn phòng và xưởng in

Bước đầu tiên là ghi số bản in mỗi tháng từ bộ đếm của máy. Con số này là căn cứ để chọn chu kỳ, đừng ước đoán theo cảm giác. Chúng tôi thấy nhiều văn phòng đánh giá thấp lượng in thực tế của chính mình.

Tiếp theo, lập một bảng ghi ngày bảo trì, hạng mục đã làm và linh kiện đã thay. Sau vài lần, bạn sẽ nhận ra máy nào đang hao nhanh để điều chỉnh lịch. Có sẵn lịch sử cũng giúp việc làm việc với đơn vị kỹ thuật thuận hơn.

Nên đặt nhắc lịch trước một đến hai tuần để kịp phối hợp. Đặt sát giờ in thường gây gián đoạn và khiến việc bảo trì bị làm qua loa.

Tự bảo trì tại chỗ hay thuê đơn vị bên ngoài?

Nếu công ty có nhân sự hiểu máy, việc vệ sinh đơn giản làm tại chỗ là ổn. Nhưng kiểm tra cảm biến, cụm sấy và hiệu chỉnh chất lượng nên giao cho kỹ thuật viên có kinh nghiệm với đúng dòng máy đó.

Khi so sánh, hãy nhìn ba tiêu chí: chi phí, tốc độ phản hồi khi máy hỏng, và độ am hiểu dòng máy của đơn vị. Báo giá rẻ nhất chưa chắc đã tiết kiệm nhất nếu họ đến chậm hoặc làm sai. Một xưởng sản xuất từng chia sẻ với chúng tôi rằng họ giảm rõ rệt thời gian dừng máy sau khi có lịch bảo trì cụ thể và được thực hiện đúng hẹn. Bạn có thể tham khảo dịch vụ sửa chữa và bảo trì máy photocopy của Konica để hình dung quy trình từ kiểm tra ban đầu đến bàn giao máy.

Câu hỏi thường gặp

Máy mới mua có cần bảo trì ngay không?

Máy mới thường chưa cần bảo trì lớn. Tuy vậy, sau vài tháng đầu nên kiểm tra và vệ sinh cơ bản, vì giấy chạy thử và bụi có thể để lại cặn trong đường dẫn.

Bảo trì định kỳ có làm mất bảo hành không?

Thường thì không, miễn việc bảo trì được làm đúng cách và dùng linh kiện phù hợp. Hãy hỏi rõ điều khoản bảo hành trước khi giao máy cho bất kỳ đơn vị nào.

Có nên tự vệ sinh máy tại văn phòng không?

Vệ sinh bên ngoài và đường giấy dễ tiếp cận là việc nhân viên hoàn toàn làm được. Đừng tự tháo trống, cụm sấy hay cảm biến khi chưa hiểu rõ, vì rất dễ làm hỏng thêm.

Làm sao biết máy đã đến lúc bảo trì lớn?

Khi máy đã chạy tới mốc số đếm lớn và các triệu chứng như mờ bản in, kẹt giấy, nóng máy xuất hiện thường xuyên, bạn nên cân nhắc bảo trì lớn. Kỹ thuật viên sẽ kiểm tra từng cụm và cho bạn biết linh kiện nào cần thay trước.