Khi nào cần thay cụm trống máy photocopy Konica?

Tuần nào đội ngũ kỹ thuật bên mình cũng nhận vài cuộc gọi na ná nhau. Khách bảo mực mới vừa thay xong mà bản in vẫn sọc đen, nền xám, không hiểu vì sao. Phản ứng đầu tiên của hầu hết mọi người là nghi mực kém rồi mua thêm một hộp khác. Thay qua thay lại mà lỗi vẫn còn thì tiền bỏ ra cũng không nhỏ chút nào. Thực tế, khi bề mặt trống đã mòn, bản in hỏng theo một kiểu hoàn toàn khác dấu hiệu hết mực. Lúc đó việc cần làm là xem xét thay cụm trống, không phải đổ thêm mực. Bài này tổng hợp từ những ca xử lý thật của chúng tôi, giúp anh chị tự phân biệt lỗi trước khi quyết định bỏ tiền.

Vì sao thay mực mãi mà bản in vẫn hỏng?

Lỗi trống và lỗi mực nhìn bề ngoài khá giống nhau, vì cả hai đều làm bản in nhạt đi hoặc bẩn đi. Điểm khác nằm ở cách chúng hỏng. Hết mực thường khiến chữ nhạt dần rồi mất hẳn. Trống mòn thì để lại vệt lặp lại đều đặn trên trang giấy.

Có một văn phòng kế toán từng thay toner ba lần trong vòng một tháng, lần nào cũng hy vọng lỗi sẽ tự biến mất. Đến lần thứ tư, kỹ thuật viên của chúng tôi mở cụm trống ra và thấy bề mặt đã xước, phủ một lớp mờ đục. Vì vậy, nếu đã thay đúng loại mực mà lỗi vẫn còn, anh chị nên nghi ngờ trống trước tiên.

Trống (drum) khác gì mực TN?

Trống là một trụ kim loại phủ lớp cảm quang, nằm bên trong máy. Nó quay liên tục và tạo hình ảnh trang in trên bề mặt. Mực bám vào phần hình ảnh đó rồi chuyển sang giấy. Mực TN chỉ là thứ được đưa vào để bám lên hình ấy. Có thể hình dung trống giống như con dấu, còn mực là lớp mực phủ lên con dấu.

Khi trống mòn, dù mực tốt đến đâu thì hình ảnh tạo ra vẫn sai lệch. Trống không tự hết như mực. Mỗi vòng quay nó lại mòn thêm một chút, nên lỗi chỉ nặng dần chứ không tự biến mất.

Để tránh mua nhầm, anh chị nên tra mã linh kiện theo đúng model máy trước khi đặt hàng. Trống và mực là hai linh kiện khác nhau, khác cả giá lẫn cách thay.

Nhận ra sọc đen, nền xám và vết chấm lặp của trống hỏng

Đây là phần quan trọng nhất. Nếu bản in xuất hiện một hoặc vài dấu hiệu sau, khả năng cao trống đã đến lúc cần thay. Sọc đen hoặc sọc trắng chạy dọc theo chiều giấy, lặp lại đều đặn là dấu hiệu rõ nhất. Nền bản in xám hoặc bẩn dù đã thay mực mới cũng đáng ngờ. Vết chấm lặp theo chu kỳ vòng quay của trống thì gần như chắc chắn là trống. Bản in mờ dần theo số trang, không mờ đột ngột như khi hết mực, cũng là một tín hiệu nữa.

Dấu hiệu dễ nhận nhất là tính chu kỳ. Nếu in một tờ rồi thấy vết chấm xuất hiện lại đúng sau một khoảng cách cố định, anh chị có thể yên tâm kết luận đó là trống. Hết mực không bao giờ tạo ra kiểu lặp như vậy. Đây cũng là cách kỹ thuật viên bên mình phân biệt nhanh nhất khi nhận máy qua điện thoại, chỉ cần khách mô tả đúng vị trí sọc và khoảng cách giữa các vết.

Kiểm tra nhanh để xác định lỗi nằm ở trống hay mực

Anh chị không cần dụng cụ phức tạp, chỉ cần làm theo đúng trình tự. Trước hết, in một trang kiểm tra và ghi lại vị trí sọc cùng khoảng cách giữa các vết để đối chiếu sau này. Tiếp theo, tắt máy, mở cụm trống và dùng khăn mềm lau sạch sợi dây corona cùng bề mặt trống, làm đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Sau đó in lại một trang để so sánh.

Nếu lỗi giảm rõ rệt, nguyên nhân có thể chỉ là bụi bẩn. Nếu lỗi vẫn y nguyên, khả năng cao trống đã mòn. Bước cuối là đối chiếu số trang đã in của cụm trống với tuổi thọ khuyến nghị. Khi số trang đã vượt xa mức khuyến nghị, anh chị không nên chờ thêm. Ghi chép lại số trang qua từng lần thay sẽ giúp anh chị có con số cụ thể để so sánh về sau, thay vì phải đoán.

Tuổi thọ trống và tín hiệu cảnh báo theo mức độ

Các con số dưới đây chỉ mang tính tham khảo, rút ra từ kinh nghiệm thực tế của đội ngũ. Tuổi thọ thật còn phụ thuộc vào cường độ sử dụng, loại giấy và môi trường đặt máy. Một chiếc máy in nhiều mỗi ngày trong môi trường bụi bặm sẽ mòn nhanh hơn đáng kể so với máy dùng nhẹ ở văn phòng sạch sẽ.

Khi máy mới vừa chạm mức khuyến nghị, bản in thường chỉ hơi nhạt đều và chưa có sọc nào rõ ràng. Lúc này anh chị nên theo dõi và chuẩn bị sẵn linh kiện thay thế. Khi đã vượt khuyến nghị một chút, sọc mờ bắt đầu xuất hiện và nền hơi xám, nên thay trong thời gian ngắn. Còn khi đã vượt xa mức khuyến nghị, sọc đen rõ và vết chấm lặp theo chu kỳ là dấu hiệu phải thay ngay, đặc biệt là trước khi in những bản quan trọng.

Trì hoãn thay trống thì tốn bao nhiêu?

Nhiều người nghĩ cứ dùng tiếp cho đến khi máy báo lỗi hẳn mới cần xử lý. Đây là cách tốn kém nhất. Trống mòn thường kéo theo hỏng sợi corona và ảnh hưởng đến cụm developer. Lúc đó chi phí không còn là một cụm trống mà là nhiều linh kiện cùng lúc.

Một văn phòng kế toán khác từng trì hoãn thêm vài tháng, cuối cùng phải thay cả trống lẫn sợi corona. Tổng chi phí cao hơn gần gấp đôi so với việc thay trống đúng lúc. Ngoài tiền bạc, họ còn gặp rủi ro các bản in quan trọng bị sọc, phải in lại và làm chậm tiến độ công việc của cả phòng.

Chọn đúng mã trống và mực, thay đúng thời điểm

Chọn đúng mã giúp máy chạy ổn định và bền hơn. Mã linh kiện phụ thuộc vào model, nên trước khi mua, anh chị hãy ghi lại tên model in trên nhãn máy. Hàng không đúng mã có thể lắp vừa nhưng hoạt động lệch, và đôi khi còn làm hỏng thêm các bộ phận khác mà không ai ngờ tới.

Thời điểm thay cũng quan trọng không kém. Khi các dấu hiệu đã rõ ràng, đừng chờ đến lúc máy dừng hẳn. Thay sớm vừa giữ được chất lượng bản in, vừa tránh những lần sửa chữa đột xuất vào giờ làm việc cao điểm.

Quy trình thay cụm trống an toàn tại văn phòng

Thay trống không khó nếu làm đúng thứ tự. Trước hết, tắt máy, rút nguồn và chờ máy nguội hẳn. Tiếp theo, mở nắp đúng vị trí và tháo cụm trống cũ theo hướng dẫn. Lắp cụm mới vào đúng rãnh định vị, tuyệt đối không ép mạnh tay. Đóng máy lại rồi in thử.

Khi in thử, hãy theo dõi kỹ hai đến ba bản đầu tiên. Nếu sọc và nền xám đã biến mất, quy trình đã thành công. Lưu ý quan trọng nhất là không chạm tay vào bề mặt trống, vì dầu từ da tay sẽ bám lên và làm bản in bẩn ngay từ đầu. Nếu lỡ chạm, anh chị hãy lau nhẹ bằng khăn khô theo hướng dẫn trước khi lắp.

Khi nào nên gọi kỹ thuật viên thay vì tự xử lý?

Tự thay trống là việc làm được, nhưng không phải lúc nào cũng nên tự làm. Nếu lỗi không cải thiện sau khi thay trống đúng quy trình, nguyên nhân có thể nằm ở một linh kiện khác. Máy báo lỗi liên tục hoặc có dấu hiệu hỏng một bộ phận nào đó cũng nên gọi kỹ thuật viên.

Đặc biệt, nếu máy còn trong thời hạn bảo hành, đừng tự mở các cụm bên trong vì có thể mất quyền bảo hành. Trước khi gọi hỗ trợ, anh chị có thể tham khảo cách chẩn đoán lỗi toner khi máy vẫn còn mực để biết nên xử lý ra sao. Nếu cần báo giá linh kiện hoặc dịch vụ, anh chị có thể xem bảng báo giá thuê máy photocopy Konica Minolta để so sánh chi phí trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp

Trống máy Konica thường dùng được bao nhiêu trang?

Con số này phụ thuộc vào dòng máy và cách sử dụng. Thông thường, tuổi thọ khuyến nghị được ghi trong tài liệu kỹ thuật của từng model. Anh chị nên theo dõi số trang đã in để chủ động thay thế, thay vì đợi lỗi xuất hiện mới xử lý.

Bản in bị sọc đen có chắc chắn là do trống không?

Không hoàn toàn chắc chắn, vì sọc còn có thể do bụi bẩn hoặc sợi corona bẩn. Hãy vệ sinh trước rồi in lại. Nếu sọc vẫn còn và lặp theo chu kỳ, khả năng cao là trống. Anh chị cũng có thể tham khảo hướng dẫn vệ sinh máy photocopy đúng cách tại văn phòng để làm sạch đúng bộ phận.

Có thể thay riêng trống mà không thay mực không?

Có. Trống và mực là hai linh kiện độc lập. Nếu chỉ trống hỏng thì thay trống là đủ, không cần thay mực mới. Ngược lại, khi chỉ mực hết thì chỉ cần thay mực.

Trống mới bị sọc ngay có phải hàng kém chất lượng không?

Chưa chắc. Nguyên nhân thường gặp là lắp chưa đúng rãnh, bề mặt dính dầu tay hoặc bụi còn sót trong máy. Hãy kiểm tra lại cách lắp và vệ sinh trước khi kết luận hàng kém.

Bao lâu nên kiểm tra trống một lần?

Với văn phòng in nhiều, chúng tôi khuyên kiểm tra định kỳ khoảng vài tháng một lần, đồng thời đối chiếu với số trang đã in. Kiểm tra sớm giúp phát hiện mòn trước khi bản in bị ảnh hưởng.