Kinh nghiệm mua máy photocopy giá rẻ: tính đủ chi phí thật

Kinh nghiệm mua máy photocopy giá rẻ bắt đầu từ số trang mỗi tháng, không bắt đầu từ giá chào. Anh chị cần tính mực, drum, developer, fuser và thời gian máy dừng. Văn phòng dưới 5.000 trang khác hẳn nơi chạy 20.000 trang. Một máy mua thấp nhưng thiếu khay, chậm 10 ppm hoặc khó kiếm vật tư sẽ tốn hơn sau vài tháng.

Tôi có 8 năm theo dõi hợp đồng thuê và chi phí hành chính. Mỗi phương án đều được quy về đồng mỗi trang cùng tải giờ cao điểm. Cách này giúp so máy mới, máy tân trang và thuê trên cùng một mặt bằng.

Kinh nghiệm mua máy photocopy giá rẻ từ số trang thật

Hãy lấy bộ đếm của ba tháng gần đây rồi chia cho ngày làm việc. Nếu chưa có máy, đếm số ram giấy đã dùng và số trang thuê ngoài. Nên tách A4, A3, màu và hai mặt.

Cách đo sản lượng trong 30 ngày

• Ghi total counter vào đầu và cuối tháng.
• Đếm riêng bản màu nếu máy có color counter.
• Quy một mặt A3 thành hai đơn vị A4 khi nhà cung cấp tính như vậy.
• Đánh dấu tuần quyết toán, tuyển sinh hoặc in hồ sơ cao điểm.
• Cộng thêm 20% dự phòng cho tăng trưởng và lệnh in dồn.

Ví dụ, phòng kế toán dùng 18 ram A4 trong tháng. Mỗi ram có 500 tờ, khoảng 60% lệnh được in hai mặt. Sản lượng quy đổi gần 14.400 mặt in, chưa gồm giấy hỏng.

Nhóm này nên khảo sát máy 30 đến 36 ppm thay vì mẫu 20 ppm. Tốc độ chỉ là một phần. DADF, khay 2 x 500 tờ và thời gian ra bản đầu ảnh hưởng giờ cao điểm nhiều hơn.

Bảng này là mốc khảo sát cho văn phòng dùng giấy 70 đến 80 gsm. Tiệm photo chạy bộ hồ sơ dài cần dư tốc độ và khay. Phòng có nhiều lệnh ngắn nên xem thêm thời gian in bản đầu.

Chọn tốc độ, khổ giấy và bộ nạp bản gốc

Máy A3 phù hợp hợp đồng, bản vẽ và biểu mẫu gập đôi. Chuẩn tiêu chuẩn ISO 216:2007 quy định chuỗi khổ A và B. Nếu chỉ dùng A4, máy để bàn có thể tiết kiệm diện tích.

ADF kéo từng mặt rồi đảo bản gốc. DADF dùng hai cảm biến để quét hai mặt trong một lượt. Phòng số hóa hợp đồng nên hỏi tốc độ scan, không chỉ hỏi tốc độ copy.

Đừng mua dư ppm nhưng thiếu khay

Bizhub 205i chạy 20 bản/phút, có khay 250 tờ và khay tay 100 tờ. Mẫu này hợp cửa hàng hoặc trường học có tải nhỏ. Mực TN-118 đạt khoảng 12.000 trang theo điều kiện công bố.

Bizhub 205i cho nhu cầu 20 bản/phút mô tả cấu hình copy, print và scan cơ bản. Trang máy phù hợp để đối chiếu nhóm dưới 3.000 trang tháng.

Bizhub 225i tăng lên 22 bản/phút và RAM 2 GB. ADF là lựa chọn lắp thêm, nên báo giá phải ghi rõ. Thiếu bộ nạp sẽ làm việc sao chụp hồ sơ nhiều trang chậm đáng kể.

Bizhub 225i cho văn phòng nhỏ ghi khay 250 tờ cùng bảo hành 24 tháng. Anh chị nên yêu cầu báo giá tách phần ADF nếu công việc cần nạp bản gốc.

Văn phòng 12.000 trang tháng nên xem nhóm 30 hoặc 36 ppm. Hai khay 500 tờ giảm thời gian đổi giấy A4 và A3. DADF 100 tờ hữu ích khi scan hợp đồng hai mặt.

Tính mực, drum và thời gian dừng theo mỗi trang

Chi phí sở hữu gồm giá máy, vật tư, công bảo trì và điện. Phần giấy nên tách riêng để so đúng các model. Tôi thường lập bảng cho 36 tháng hoặc hết một chu kỳ drum.

Một phép tính mẫu cho máy đen trắng

Giả sử hộp mực giá 1.800.000 đồng và đạt 25.000 trang. Chi phí mực là 72 đồng mỗi trang. Drum 4.500.000 đồng cho 120.000 trang thêm khoảng 38 đồng.

Fuser 6.000.000 đồng cho 300.000 trang tương đương 20 đồng. Bảo trì 1.200.000 đồng mỗi 30.000 trang thêm 40 đồng. Tổng phần máy trong ví dụ là khoảng 170 đồng mỗi trang.

Sản lượng mực thường tính ở độ phủ 5% hoặc 6%. Trang có nền đậm sẽ tiêu hao nhanh hơn. Báo giá cần ghi điều kiện sản lượng, mã toner và thuế.

Thiết bị có chế độ ngủ giúp giảm điện khi chờ. Anh chị có thể xem tiêu chí ENERGY STAR cho thiết bị văn phòng. Đừng tắt bật máy nhiều lần chỉ để tiết kiệm vài phút chờ.

So máy mới, refurbished và gói thuê

Máy mới có bảo hành 24 tháng trong catalog hiện tại. Lịch sử thiết bị rõ và vật tư còn nguyên chu kỳ. Phương án này hợp nơi cần vận hành ổn định trong ba đến năm năm.

Máy refurbished có thể giảm 40 đến 60% so với máy mới. Anh chị phải xem total counter, error log và phiếu thay linh kiện. Thời hạn bảo hành tham khảo là 12 tháng.

Đặt ba phương án trên cùng một bảng

Cách kiểm tra máy photocopy refurbished hướng dẫn đọc counter, thử 500 bản và xem bảo hành. Bài này hữu ích khi báo giá có máy e-series đã qua sử dụng.

Các gói thuê máy photocopy theo sản lượng cho biết mức trang tháng và phí vượt tham khảo. Anh chị nên so tổng tiền 36 tháng với phương án mua.

Văn phòng nhiều thiết bị cần ghi mã máy, vị trí, counter và lịch thay linh kiện. mona.software phù hợp để tham khảo cách quản lý tài sản cùng người phụ trách. Dữ liệu đầy đủ giúp kế toán đối chiếu chi phí theo phòng ban.

Mười câu phải hỏi trước khi nhận báo giá

Một báo giá rõ cần nêu model, tình trạng, phụ kiện và thời hạn bảo hành. Giá trọn gói nhưng không liệt kê ADF hoặc chân máy dễ gây lệch khi bàn giao. Anh chị nên gửi cùng một yêu cầu cho mọi bên.

1. Máy mới 100% hay đã qua sử dụng?
2. Total counter hiện tại là bao nhiêu?
3. Tốc độ A4 và A3 được tính thế nào?
4. ADF hay DADF, sức chứa bao nhiêu tờ?
5. Giá đã gồm duplex, chân máy và khay mở rộng chưa?
6. Mực đi kèm đạt bao nhiêu trang ở độ phủ nào?
7. Drum, developer và fuser bảo hành ra sao?
8. Thời gian phản hồi kỹ thuật là 4, 8 hay 24 giờ?
9. Có máy thay thế khi sửa kéo dài hay không?
10. Chi phí giao lắp, driver và scan đã nằm trong giá chưa?

Tôi từng rà báo giá cho văn phòng 32 người, khoảng 9.500 trang tháng. Phương án 22 ppm thấp hơn 8 triệu đồng nhưng chỉ có khay 250 tờ. Nhóm phải nạp giấy bốn lần mỗi ngày.

Chúng tôi chuyển sang cấu hình 30 ppm với hai khay 500 tờ. Thời gian chờ vào đầu giờ giảm rõ sau một tuần đo. Khoản chênh mua được bù bằng ít giờ hành chính bị gián đoạn.

Chọn, dùng và bảo trì máy photocopy đúng cách cho văn phòng là bài hub về công suất, giấy và lịch chăm máy. Anh chị có thể dùng bảng nhu cầu trong đó trước khi gửi yêu cầu báo giá.

Checklist nghiệm thu trong 45 phút

• Đối chiếu model, serial và phụ kiện với báo giá.
• In liên tục 100 tờ, thử duplex 50 tờ rồi nạp 20 bản gốc qua ADF.
• In chữ 6 pt, nền xám cùng một trang phủ mực đậm.
• Thử IP tĩnh, driver, scan và account track.
• Ghi counter, vật tư đi kèm và ngày bắt đầu bảo hành.

Việc nên làm ngay

• Ghi sản lượng ba tháng, tỷ lệ A3, màu và lệnh giờ cao điểm.
• Yêu cầu báo giá tách máy, ADF, khay, mực, bảo hành và giao lắp.
• So chi phí 36 tháng theo đồng mỗi trang trước khi ký.