Máy scan Plustek

Chọn máy phẳng hay ADF theo bản gốc

OpticSlim 1680 quét phẳng A3 trong khoảng 6 giây mỗi trang, dành cho bản vẽ và tạp chí. OpticSlim 2700 quét A4 khoảng 3 giây, bản lề nâng 45 mm giúp đặt sách dày. Hai mẫu này yêu cầu người vận hành lật trang nhưng bảo vệ bản gốc dễ rách tốt hơn đường roller.

PT2160 chạy 60 trang/phút, hợp công việc A4 hằng ngày. PS456U Plus đạt 80 trang, 160 ảnh hai mặt mỗi phút và nhận thẻ nhựa nổi. SC8016U cũng đạt 80 ppm nhưng mở lên A3 cùng giấy dài 5 m. Hướng dẫn số hóa tài liệu giúp xác định định dạng và cách tổ chức file.

Tính chi phí từ người kiểm và dung lượng lưu

Chi phí số hóa gồm thiết bị, người tháo ghim, người nạp, OCR, kiểm đủ trang, đặt tên và sao lưu. Máy nhanh không giảm được lỗi nếu hồ sơ chưa phân lô hoặc tên file nhập tự do. Với tài liệu quan trọng, người kiểm nên khác người nạp và dùng số tờ đầu vào để đối chiếu.

Độ phân giải 300 dpi thường đủ cho văn bản, còn bản vẽ nét mảnh hoặc ảnh có thể cần 600 dpi. Mức cao hơn làm file lớn và OCR lâu hơn. Quy trình số hóa theo lô nêu cách đi từ nhận hồ sơ đến nghiệm thu cùng sao lưu.

Cài phần mềm và bảo hành

Kỹ thuật viên cần biết hệ điều hành, phần mềm quản lý tài liệu, cây thư mục và quy tắc tên trước ngày lắp. Buổi thử gồm PDF nhiều trang, PDF OCR, ảnh đơn, bản hai mặt cùng giấy dễ kéo đôi. Driver, DocAction và OCR được ghi theo đúng bộ cài giao.

Roller, pad tách và kính cảm biến cần vệ sinh định kỳ. Máy phẳng phải giữ mặt kính sạch; máy ADF phải tháo ghim, kẹp và xử lý mép rách. Nếu doanh nghiệp cần sao chụp, in và scan trên một thiết bị, máy photocopy đa chức năng mới là phương án khác để so.

Mua máy hay thuê thiết bị cho dự án

Mua phù hợp khi hồ sơ phát sinh đều và đơn vị có quy trình lưu file lâu dài. Dự án ngắn cần tính cả nhân công vận hành, không chỉ giá máy. Trang dịch vụ thuê thiết bị văn phòng là tham chiếu khi nhu cầu chính gồm in, sao chụp và scan trong một gói.

Với kho hồ sơ lớn, doanh nghiệp nên chạy thử một thùng mẫu rồi đo tờ đạt mỗi giờ, tỷ lệ kéo đôi, thời gian OCR và dung lượng. Các số thực này quyết định chọn máy ADF, máy phẳng hay kết hợp hai loại.