Thử kiểm tra lại hóa đơn dịch vụ cung cấp cho văn phòng của mình. Bạn có thể thấy rằng hàng tháng, toner hay mực in chiếm một phần lớn trong các chi phí này. Không thể phủ nhận rằng mực là nguồn cung cấp đắt tiền nhưng rất cần thiết. Tuy nhiên thực tế là nhiều văn phòng, công ty có thể dễ dàng cải thiện hiệu quả sử dụng mực máy in của họ. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra 7 phương pháp để bạn kiểm soát tốt hơn chi phí toner mực in konica và giảm chi tiêu hàng tháng của bạn.
Tóm tắt nội dung
# 1 – ĐẦU TƯ HỢP LÍ – HIỆU QUẢ
Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách mua hộp mực với số lượng lớn, chọn hộp mực có dung lượng lớn hoặc mua mực hiệu quả nhất bằng cách mua vật tư thông qua nhà cung cấp dịch vụ máy photocopy, đại lý cung cấp mực in/toner uy tín nhất
Xem thêm: Đổ mực máy photocopy khi sử dụng dịch vụ thuê máy?
# 2 – TỐI GIẢN SỐ LƯỢNG MÁY CỦA BẠN
Có thể bạn sẽ nghĩ rằng bạn sẽ sử dụng cùng một lượng mực bất kể bạn có một máy lớn hay nhiều máy nhỏ. Không! Bạn càng có nhiều thiết bị in, nguy cơ sử dụng nguồn cung không hiệu quả càng cao vì tính đa dạng của máy. Ví dụ, với một máy có công suất lớn, được sử dụng bởi toàn bộ nhân viên, chắc chắn sẽ sử dụng hiệu quả hơn các nguồn cung cấp của nó so với các máy nhỏ hơn được sử dụng không nhất quán bởi một vài nhân viên.
Ngoài ra, máy in cá nhân có xu hướng tăng đáng kể lượng mực mà văn phòng sử dụng, một phần do máy in cá nhân kém hiệu quả hơn và một phần vì có ít trách nhiệm hơn.
Hơn nữa, hãy làm việc với nhà cung cấp dịch vụ máy photocopy có thể tối ưu hóa số lượng và vị trí cho thiết bị của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ thiết bị chất lượng sẽ đánh giá nhu cầu và thói quen in của bạn để xác định số lượng máy phù hợp, cũng như kích thước và vị trí để sử dụng thiết bị tối ưu và bổ sung nguồn cung cấp.
Bạn cần tìm: Máy photocopy mini cho văn phòng của mình?
# 3 – TẬP TRUNG ĐẦU TƯ ĐỒNG BỘ MÁY PHOTOCOPY
Như đã thảo luận ngắn gọn ở trên, vấn đề về máy photocopy này phát sinh nếu có nhiều máy photocopy và kiểu máy trong văn phòng của bạn. Khi bạn có một số dòng máy photocopy khác nhau, sẽ rất khó khăn trong việc kiểm kê số lượng chính xác hoặc hợp lý hóa việc mua linh kiện, vật tư vì bạn đang mua mực cho nhiều loại máy in khác nhau, mỗi loại yêu cầu nguồn cung cấp duy nhất. Điều này gây khó khăn hơn cho người mua vật tư vì khó dự đoán khi nào sẽ cần cung cấp cho mỗi máy in trong văn phòng của bạn. Điều này dẫn đến mực tồn đọng ngày càng nhiều, làm tăng chi phí hàng tháng của bạn.
Nếu các thiết bị in của bạn nhất quán về hãng và nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cho các giải pháp tiết kiệm chi phí của bạn. Với việc giảm sự đa dạng của các vật tư cần thiết trong phòng. Các nhà cung cấp dịch vụ máy có thể hỗ trợ bạn hợp lý hóa sự đa dạng của thiết bị và phát triển quy trình thay thế mực in máy in hiệu quả. Họ có thể đưa ra các đề xuất, như đã nêu ở trên, về số lượng và vị trí máy. Thông qua chương trình Dịch vụ in được quản lý, họ có thể theo dõi việc sử dụng của bạn vận chuyển mực khi cần thiết.
# 4 – THIẾT LẬP MẶC ĐỊNH CHO MÁY IN
In màu đắt hơn nhiều so với in đen trắng. Đặt mặc định in của bạn về chế độ đơn sắc để máy in của bạn tự động in đen trắng và yêu cầu ghi đè để in màu. Điều này giúp bạn kiểm soát được tốt hơn lượng mực sử dụng trong văn phòng. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ máy có thể hỗ trợ kiểm soát bằng cách giám sát việc sử dụng nguồn cung của bạn, theo thiết bị, cho phép bạn quan sát cách từng nhân viên hoặc bộ phận đang sử dụng vật tư.
# 5 – HẠN CHẾ SỬ DỤNG TONER, MỰC IN LÃNG PHÍ
Một trong những phương pháp thực tế và hiệu quả trực tiếp ngay đó là việc tiết kiệm mực in thông qua việc hạn chế hao phí mực in qua việc vận dụng các chức năng sẵn có của máy photocopy hoặc tránh in dư thừa. Chúng ta có thể kể đến:
- Loại bỏ nội dung thừa – Thay vì in toàn bộ nội dung tài liệu không cần thiết, bạn chỉ cần in một đoạn mà bạn đang cần tham khảo. Sao chép đoạn văn bản đó và in ra. Tạo thành một tài liệu có nội dung ngắn hơn.
- In thử vài tờ cho chắc! Trước khi in, photocopy hàng loạt các tài liệu số lượng lớn. Bạn nên in thử một bản trước để tham khảo xem có gì sai sót hoặc cần chỉnh sửa không. Đều này rất cần thiết bởi nếu xuất bản hàng loạt bản in bị lỗi, phải bỏ đi là một việc làm rất tốn kém cho doanh nghiệp.
# 6 – Sử dụng toner, mực in do TC Group Việt Nam cung cấp
Từ lâu TC Group Việt Nam đã trở thành đơn vị cung cấp mực in chính hãng được khách hàng tin dùng. Với mọi dòng máy photocopy konica quý khách hàng đang sử dụng, chúng tôi có thể cung cấp đầy đủ loại mực/toner tương thích với các dòng máy như:
- Máy photocopy đen trắng: Konica minolta Bizhub 165/ Bizhub 185/ Bizhub 226/ Bizhub 266/Bizhub 367/ Bizhub 554/ Bizhub 654/ Bizhub 754
- Máy photocopy màu: Konica minolta Bizhub C300i/ Bizhub C554e/ Bizhub C558e/ Bizhub C654e/ Bizhub C658e/ Bizhub C754
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp Vật tư, linh kiện, mực cho các hãng máy photocopy thịnh hành nhất hiện nay như: Xerox, Sindoh, Ricoh,…
Cam kết chất lượng mực in đảm bảo – giá cả tiết kiệm nhất dành cho khách hàng. Nếu ban đang cần một nhà cung cấp mực uy tín – xứng đáng để tin tưởng thì hãy liên hệ tới chúng tôi qua hotline để gặp đại diện của TC Group.
Xem thêm: – 6 sự cố thường gặp với máy in – khắc phục ngay